Mit sauber strukturierten Finanzen in die Selbstständigkeit starten

Unabhängig von der Form des Unternehmens, dem Beruf oder der Art der Tätigkeit benötigt jeder Unternehmer ein Geschäftskonto.

Freiberufler können auch ihr privates Girokonto als Firmenkonto nutzen, wobei dies nur in sehr seltenen Fällen empfehlenswert ist. Sobald man aber als Unternehmer die Finanzverwaltung nicht mehr alleine übernimmt, machen durchdachte, digitale Geschäftskonten Sinn. Außerdem sollten Geschäftskonten Mitarbeitern und Dienstleistern immer nur den Einblick gewähren, den diese wirklich zwingend benötigen.

Warum die Finanzen von Beginn an getrennt werden sollten

Vielfach starten Menschen zunächst eine Nebentätigkeit, eröffnen also beispielsweise einen Online-Shop als Kleingewerbetreibender und behalten ihre Vollzeit-Festanstellung. Diese Art der Geschäftstätigkeit sorgt zunächst für Sicherheit, da die laufenden Kosten durch den Hauptberuf gedeckt werden. Was vielfach schon an dieser Stelle vergessen wird, ist eine ordentliche Buchführung und Zuordnung von Geschäftsvorgängen.

Wer einen Online-Shop eröffnet, zahlt die Kosten für Webspace, Programmierung oder die Entwicklung eines Logos meist noch aus eigener Tasche. Diese Kosten sollten jedoch sauber dokumentiert werden und die Belege sollten gesammelt werden. So startet das Unternehmen zunächst einmal mit „Schulden“, also Privateinlagen gegenüber dem Unternehmer.

Gründer tun gut daran, auch erste Kosten für Beratungsgespräche, Quittungen und Rechnungen aufzubewahren. Diese sollten für die finanzielle Übersicht aufbewahrt werden. Dem Gründer muss bewusst sein, dass die Firma nicht bei null Euro startet, sondern bereits mehrere hundert oder gar tausend Euro erwirtschaften muss, um erst dann Gewinne abzuwerfen. Ein weiterer Vorteil dieser frühen Übung liegt darin, dass bei der Umwandlung in die Haupttätigkeit bereits bekannt ist, ob die Gründer gut mit diesem Verwaltungsakt umgehen können oder aber, sich direkt externe Hilfe oder einen Mitarbeiter für die Buchhaltung zu suchen.

Ob Selbstständige immer noch eine klassische Filialbank brauchen oder aber ein Geschäftskonto online eröffnen sollten, bleibt jedem Unternehmer selbst überlassen. In jedem Fall muss die Geschäftsführung die Finanzen stets im Blick haben und die Budgets diverser Projekte, Fixkosten und Einnahmen möglichst ohne großen Aufwand einsehen können.

Private Ausgaben und Firmenfinanzen strikt voneinander trennen

Wer ein Kleingewerbe betreibt oder einer bestimmten Berufsgruppe angehört, muss nicht zwingend sofort bilanzieren oder sich mit der doppelten Buchführung auseinandersetzen. Dennoch sollte auch in diesem Fall eine EÜR, also eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung begonnen werden. Hier werden relativ schlicht alle Einnahmen sämtlichen Ausgaben gegenübergestellt, um am Ende den Umsatz, den Gewinn oder den Verlust zu ermitteln.

Haben Gründer nun im Neben- oder Hauptgewerbe noch kein Konto eröffnet, droht eine langwierige Suche nach Belegen, Kosten und Einnahmen. Ist in dem Geschäftsmodell dann auch noch ein Mix aus bargeldlosen Bezahlvorgängen sowie einer Kasse vorhanden, verliert man noch schneller den Überblick. Unternehmer sind nun aber auch vom Gesetzgeber dazu verpflichtet, Geschäftsvorfälle zu dokumentieren und jederzeit einen Überblick über die finanzielle Situation zu behalten. Die Buchführungspflicht beinhaltet verschiedene Aspekte:

• Exakte Erfassung jedes Geschäftsvorfalls.
• Darstellung als Unternehmensübersicht für Unternehmer und Dritte.
• Für jeden verpflichtend, der ein Handelsgewerbe aufnimmt und / oder sich ins Handelsregister eintragen lässt.
• Sobald die Jahresumsätze 600.000 Euro überschreiten oder der jährliche Gewinn 60.000 Euro überschreitet.

Wer unter diesen Grenzen bleibt, darf im Rahmen einer vereinfachten Vorschrift mit der EÜR die gleichen Aufgaben erfüllen. Zusammengeführt werden die Pflichten zur Dokumentation und Übersicht der Vorgänge erfolgt in der Buchhaltung. Sie kontrolliert und dokumentiert, was im geschäftlichen Alltag an Zahlungsvorgängen geschieht. Die Buchhaltung kann intern durchgeführt werden oder, wie in den meisten Fällen, von einem externen Steuerberater durchgeführt werden. Das Sammeln von Belegen muss im Unternehmen selbst geschehen, während dann beim Steuerberater die Zuordnung auf Konten erfolgt. Dafür brauchen diese externen Partner selbstverständlich auch die Buchungen auf dem Geschäftskonto.

Was bei der Eröffnung von Online-Geschäftskonten beachtet werden sollte

Gründer und Unternehmer sollten bei der Wahl ihrer Bank bereits berücksichtigen, was im geschäftlichen Alltag für sie sinnvoll und wichtig ist. Wer ein Geschäft mit offener Ladenkasse führt, der könnte bei einer Filialbank vor Ort gut aufgehoben sein. Denn hier lassen sich die Tageseinnahmen bequem einzahlen. Wo Bargeld keine Rolle spielt, können auch digitale Banken mit durchdachten Kontomodellen die richtige Wahl sein. Hier können Budgets verwaltet und Berechtigungen erteilt werden, was die Arbeit intern und mit externen Partnern vereinfacht.

Als Unternehmer muss man schon vor der Konteneröffnung bestimmte Details beachten, was Funktionalität und Kosten betrifft. Zu den Kosten zählen folgende Einzelposten:

• Höhe der monatlichen Kontoführungsgebühr
• Höhe der Einzelkosten pro Überweisung / Lastschrift / Rückbuchung
• Kosten für die Kreditkarte falls vorhanden
• Kosten und Höhe des Dispositionskredites

Das richtige Geschäftskonto für Gründer, Freiberufler und Kleinunternehmer erkennt man an bestimmten Details. Dabei darf durchaus schon berücksichtigt werden, ob aktuell oder in der Zukunft für wichtige Entwicklungen des Unternehmens Kredite aufgenommen werden müssen. Unternehmer sollte für solche Verhandlungen mit Kreditgebern selbst eine tadellose Bonität besitzen oder aber, sie können durch eine saubere Buchhaltung gute Zahlen, Umsätze und Gewinne präsentieren. Denn diese Daten sorgen dafür, dass sich Kreditgeber der Rückzahlung samt Zinsen sicherer sein können.

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