Qualifikationsmanagement - Werkzeuge, um die richtige Person an den richtigen Schalthebel zu setzen

Den besten Mann (oder die beste Frau) für die richtige Aufgabe eingesetzt wissen - ein Traum. Um die beste Arbeit abzuliefern und Aufträge mit großem Erfolg zu erfüllen, sollte man diesem Traum so nah wie möglich kommen. Aber es ist nicht leicht, wenn man nicht weiß, wie gut die Mitarbeiter für diese oder jene Aufgabe geeignet sind bzw. das erst mit Lehrgeldzahlung herauszufinden hat.

Menschen lassen sich auch optimieren - wenn sie es wollen

Mit einem Qualifikationsmanagement sollen diese Wissenslücken systematisch geschlossen werden. Neben den Bemühungen, mit Hardware und Arbeitsgerät optimal versehen zu sein und die Arbeitsprozesse im Unternehmen zu optimieren (Qualitätsmanagement), geht es beim Qualifikationsmanagement darum, die menschliche Komponente in diesen Prozessen an ein Optimum heranzuführen.

Denn niemand ist genauso gut in einer Aufgabe wie in einer anderen, man hat Stärken und Schwächen, mag das eine mehr als das andere. Oder ist lernfähiger in einer Kategorie, aber nicht sehr verbesserungsfähig in einer anderen. Es wird sich immer eine Abstufung ergeben, wer etwas am besten kann und was er weniger gut schafft. Aber dazu müssen diese Unterschiede erst einmal erkannt und visualisiert werden.

Dafür setzt das Qualifikationsmanagement Tools ein, um die Unterschiede personenbezogen herauszufinden und so zu erfassen, dass sie dargestellt werden können. Wozu? Der Entscheider möchte wissen, wo etwas getan werden muss. Aber er kann auch den Mitarbeitern zeigen, wo sie an sich zu arbeiten haben. Oder die Darstellung heranziehen, um Personalentscheidungen zu begründen.

Herausfinden, was zählt und was nicht

Unterschiede in den Leistungen oder Begabungen von Mitarbeitern in Bezug auf die anstehenden Einsatzgebiete in einem Unternehmen werden in einer Kompetenzmatrix dargestellt, auch Qualifikationsmatrix genannt. Die sieht natürlich nicht für alle Geschäftsarten gleich aus, denn in jeder Branche und jedem Unternehmen können die Aufgaben anders aussehen.

Die Hauptaufgabe wird also zunächst sein, die Matrix überhaupt aufzusetzen, noch los getrennt von den Mitarbeitern, deren Performance später damit untersucht werden soll. Die Kompetenzmatrix soll alle Tätigkeiten enthalten, die in Ihrem Unternehmen anfallen und für Erfolg und Gewinn als relevant erkannt werden. Man muss nicht jedes Flohhusten anführen. Beispielsweise ist die Art, wie gut jemand einen Besen führt für das Fegen einer Maschinenhalle, ziemlich uninteressant in Bezug auf den Unternehmenserfolg.

Dazu muss herausgefunden werden, wo welche Fähigkeiten und persönliche Talente besonders gebraucht werden. Die Kunst wird darin bestehen, die Anforderungen einer Aufgabe mit den Fähigkeiten einer verfügbaren Person optimal zu verheiraten. Also jemanden auf die für seine erkannte Stärken am besten passendste Aufgabe anzusetzen.

Tauschen wir die Plätze?

Das Gegenteil würde so aussehen, dass jemand auf einem Posten sitzt, der seine besten Fähigkeiten nicht gebrauchen kann und auch nicht fördert. Dieser Mitarbeiter wird sehr wahrscheinlich auch nicht der glücklichste Mensch in Ihrem Betrieb sein, weil er entweder überfordert, unterfordert oder einfach unzufrieden mit seiner Arbeit ist.

Kein Wunder, die Matrix kennzeichnet ihn jetzt als völlig unpassend zu diesem Aufgabenbereich. Das sollten Sie nicht dabei belassen, das ruft nach einem Stühlerücken. Denn mit der Qualifikationsmatrix besitzen Sie ja nicht nur eine Aussage zu einem Mitarbeiter, sondern hoffentlich einen Überblick über die Eignung der kompletten Belegschaft in gegenwärtigen Schlüsselpositionen.

Das ist die Grundlage, zu überlegen, wer mit wem in welchem Zuständigkeitsbereich tauschen sollte, damit alle etwas davon haben. Ihr Unternehmen, der Erfolg, aber auch die beteiligten Mitarbeiter. Es ist kein Geheimnis, dass jemand seine Arbeit mehr liebt, wenn er entsprechend seiner Fähigkeiten und Vorlieben eingesetzt wird, statt gezwungen zu werden, unliebsame Tätigkeiten auszufüllen.

Mitarbeiter werden eingebunden

Die Ermittlung einer Qualifikation ist vielschichtig. Ausbildung, Zeugnisse und Diplome sind nur ein Teil des Bildes von einer Befähigung zu einer Tätigkeit. Erfahrung mag auch eine Rolle spielen, ob jemand für eine Tätigkeit die beste Besetzung ist. Aber diese auf dem Papier bestehende Erfahrung, die sich in Angaben wie "hat x Jahre als Y gearbeitet" ausdrückt, sagt noch nichts darüber aus, ob die Person diese Jahre gern damit verbracht hat, oder sich dazu zwingen musste.

Darum ist keine Ermessung vollständig, ohne das Interesse an und die Neigung des Mitarbeiters zu dieser Aufgabe zu evaluieren. Das leitet über zu der Notwendigkeit, nicht einfach über eine Andersverwendung dieses Mitarbeiters zu verfügen, ohne diesen anzuhören und nach seinen Wünschen zu befragen. Vielleicht hatten Sie ja gar keine Ahnung, dass Ihr eigentlich gut arbeitender Angestellter diese Tätigkeit eigentlich hasste, es sich aber nicht anmerken ließ? Wie viel besser könnte er in einer anderen Tätigkeit arbeiten, wo zu seinem Fleiß und Durchhaltewillen auch noch seine Erfüllung hinzukäme, statt dass er sich dazu zwingen müsste!

An dieser Stelle sind selbstverständlich auch die Informations- und Zustimmungsrechte des Betriebsrates zu beachten.

Anregungen zur Veränderung und doch mehr Beständigkeit im Betrieb

Im Gespräch mit den Mitarbeitern werden die Karten neu gemischt, unter Hinzuziehung von Weiterbildungsmöglichkeiten, die erkannte Talente weiter fördern könnten. Oder Defizite aufarbeiten, wenn der Wille dazu vorhanden ist.

Die Matrix wird Ihnen selbst dann, wenn die Leute gegangen sein werden, noch einen Dienst erweisen. Wenn Sie nämlich anhand der festgestellten Anforderungen für frei werdende Stellen genau wissen, worauf Sie für eine Neubesetzung aus dem Stellenmarkt zu achten haben werden. Sie angeln nicht im Trüben, sondern wissen jetzt ziemlich genau, was die neue Arbeitskraft können muss, um genau auf diese freie Stelle zu passen, abseits der Unterlagen, die sie Ihnen im Zusammenhang mit der Bewerbung vorlegen wird.

Aber wenn Sie Ihre Mitarbeiter durch gutes Qualifikationsmanagement fördern, zufriedenstellen und mit ihren Tätigkeiten harmonisieren lassen, wird es ohnehin weniger Personalfluktuation geben. Die Leute werden gern dort arbeiten, wo sie sich gut aufgehoben finden. Also sich seltener nach anderen Jobs umsehen und das Unternehmen verlassen wollen.

Keine Matrix ist wie die andere - experimentieren Sie!

Klar, nicht jede Matrix lässt sich auf jedes Unternehmen anwenden. Sie werden Ihr eigenes Exemplar entwickeln müssen. Bestehende Tabellen können jedoch Anregungen geben.

Auf einer Achse werden die Fertigkeiten aufgeführt, die für die beste Performance in einer bestimmten Rolle bekannt sind. Auf der anderen Achse werden die Mitarbeiter gelistet. Nun wird jedem eingetragenen Mitarbeiter ein Bezug zu jeder zur Debatte stehenden Rolle hinzugefügt.

Dazu kann man einfache ja/nein Aussagen treffen oder genauer über Prozentangaben oder Stufen den Grad der Eignung ausdrücken. Es könnten auch Matrizen erstellt werden, die auf vertikaler und horizontaler Achse den Planstellen im Unternehmen eine Kernkompetenzliste gegenüber stellt. Erst nach deren Ausarbeitung würde im nächsten Schritt ein Abgleich zum Mitarbeiterpool erfolgen. Überlegen Sie ruhig mal weiter, Ihnen könnten noch andere Versionen speziell für Ihren Betrieb einfallen.

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Bildquelle https://pixabay.com/de/photos/seminar-klassenzimmer-schule-594125/