Konstruktive Kritik: So gelingt das Mitarbeitergespräch

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Veröffentlicht: Donnerstag, 23. September 2021 16:39

Geschrieben von Christina Peters

Feedbackgespräche mit den Angestellten sind zugleich heikle als auch wichtige Angelegenheiten. Den Vorgesetzten fällt es oft schwer, ihren Mitarbeitern ein systematisches Feedback zu geben.

Jedoch gibt es eine klar belegte Studie zur Verbindung zwischen Feedback und Motivation:
Wenn der/die Mitarbeiter(in) regelmäßiges Feedback beziehungsweise eine häufige Rückmeldung bekommt, steigt in der Regel auch die jeweilige Motivation - man gibt dann umso lieber sein Bestes.

Dies ist ein Vergleichswert zu Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen, welche nur selten Feedback erhalten.

Des Weiteren sollte das Feedback richtig dosiert sein: Es ist beispielsweise nicht ratsam, ein sofortiges Kritikgespräch führen zu wollen, wenn zuvor ein Fehler begangen worden ist. Entsprechend gibt es ein Modell mit fünf verschiedenen Feedbackstufen, sodass stets die passende Intensität des Feedbacks gewählt werden kann.

Die fünf Feedbackstufen

Die erste Stufe gilt hierbei für die geringste beziehungsweise kleinste "Feedbackdosis" - in der Regel wird mit dieser Stufe auch angefangen. Diese ist dazu bestimmt, bei kleinen Auffälligkeiten eingesetzt zu werden. Bringt die erste Stufe jedoch (wiederholt) keinen Erfolg, kann die Intensität langsam gesteigert werden - zuerst auf Stufe zwei.

Die erste Stufe: Das Kurzfeedback

Das Kurzfeedback wird zwischen Tür und Angel gegeben, beispielsweise im Sinne von einem kurzen Lob oder auch einer knappen Kritik mit wenigen Worten. Stimmt das Gegenüber zu, darf das Thema vorerst abgehakt werden. Man verlässt sich ebenso darauf, dass das Feedback umgesetzt oder beachtet wird.

Die zweite Stufe: Das konstruktive Feedback

Auch ein wiederholtes Kurzfeedback führt zu keinem Erfolg? Dann ist die Stufe zwei einzuleiten.

Das konstruktive Feedbackgespräch beinhaltet klar definierte Regeln, es findet zudem in einem separaten Raum unter vier Augen statt. In diesem Gespräch werden konkrete Schritte vereinbart, sodass der Stein des Anstoßes beseitigt werden kann.

Die dritte Stufe: Das Metafeedback

Das Verhalten des Mitarbeiters ist in der Vergangenheit leider absolut nicht verändert worden?
Hierzu dient das Metafeedback, bei welchem es nicht um die Verhaltensweisen selbst, sondern um das Vertrauen in die getätigten Aussagen geht.

Beispielfrage: "Kann ich überhaupt ein Vertrauen in Ihre Zusagen haben?"

Sprich: In diesem Gespräch verlässt der Feedbackgeber sozusagen die konkrete Situation und nimmt stattdessen eine übergeordnete Sichtweise ein.

Die vierte und vorletzte Stufe: Das Kritikgespräch

Bei diesem Gespräch bekommt der Mitarbeiter die letzte Möglichkeit geboten, sein Verhalten noch zu ändern. Hier werden im Mittelpunkt lediglich die negativen Punkte angesprochen. Das Kritikgespräch stellt den Übergang zu den sogenannten Disziplinarmaßnahmen dar - sprich: Ermahnung, Abmahnung, Kündigung.

Die fünfte und letzte Stufe: Das No-Go-Gespräch

In verschiedenen Situationen reichen die regulären Feedbackregeln leider nicht mehr aus. Eine solche Situation ist beispielsweise dann gegeben, wenn der Mitarbeiter völlig außer sich gerät und sogar den Arbeitsfrieden gefährdet. Hier muss das No-Go-Gespräch das Stoppzeichen setzen.

Das konstruktive Feedback und seine Regeln

Die folgenden drei Schritte sind hierbei zu beachten:

1. Die Wahrnehmung (Beobachtung)
2. Die Wirkung (Auslösung)
3. Der Wunsch (für die Zukunft)

Jener Dreiklang soll verhindern, mit der Tür ins Haus zu fallen. Im ersten Schritt der Wahrnehmung ist beispielsweise lediglich zu beobachten - jedoch ohne zu werten.

Die Vorbereitung des Feedbacks

Das Feedback sollte stets zeitnah, jedoch aber nicht spontan erfolgen, sodass eine recht neutrale Stimmung als Grundlage des Gesprächs dienen kann. Kritisches Feedback benötigt zudem eine sorgfältige Vorbereitung.

Präzise Fakten sammeln, Notieren von Beispielen

Die Situation sollte nach Möglichkeit möglichst nachvollziehbar für das Gegenüber aus den eigenen Augen heraus geschildert werden.

Die Beobachtung bewerten
Es ist festzuhalten, welche Gefühle die Situation auslöst.
Beispiel: Das Gefühl fehlender Wertschätzung.

Die Definition des Feedbackziels

Man sollte sich hierbei auf einen wesentlichen Aspekt beschränken, da kein Mensch mehr als einen massiven Kritikpunkt erträgt. Ist jedoch eine komplette Liste an Kritikpunkten entstanden, müssen diese unter einem übergeordneten Thema zusammengefasst werden. Alle weiteren Punkte sind von der Liste zu streichen.

Beispiel: Verbindlichkeit - dieses Oberthema kann mehrere Kritikpunkte umfassen.

Nach Festlegung des Kritikpunkts ist hierbei das jeweilige Ziel zu notieren.

Kritisches Feedback geben

Das kritische Feedbackgespräch stellt eine herausfordernde Situation dar.

Es muss auch mit irritierten sowie abweisenden Reaktionen des Gegenübers gerechnet werden.

Folgende Regeln sind unbedingt zu beachten:

1. Positiver Einstieg ins Gespräch - auch kein Schauspiel!
2. Beachtung des vorgestellten Feedback-Dreiklangs
3. Gespräch auf Verständlichkeit prüfen
4. Verbindlicher Ton, hart in der Sache bleiben
5. Konzentration auf das Ziel beziehungsweise die Lösung.

Tipp:

Zuerst das Positive nennen, danach erst den/die Kritikpunkt(e) mit einbeziehen.
Dies hat den Grund, dass das, was am Ende besprochen wurde, so besonders gut eingeprägt wird.

Zu 3: Gespräch auf Verständlichkeit prüfen
Die Kritikpunkte müssen so klar wie möglich ausgedrückt werden - Mimik und Gestik können hierbei gut unterstützen.
Ob der Gesprächspartner dies hierbei auch annimmt, entzieht sich leider der eigenen Kontrolle.

Zu 4: Verbindlicher Ton, hart in der Sache bleiben
Der Grund hierfür ist, dass auf Druck beispielsweise häufig Gegendruck erfolgt. Wiederum muss man häufig mit zögerlichen Reaktionen rechnen, erfolgen die Aussagen auch nur zögernd.

Positives Feedback geben

Die größte Gefahr liegt darin, dass das positive Feedback gar nicht gegeben wird. Jedoch neigt der Mensch zu Wiederholungen, sofern er für das gute Verhalten auch belohnt wird. Ein bloßes pauschales Lob ist nicht gemeint - stattdessen müssen gute Leistungen anerkannt werden, das ist das Ziel. Das Lob muss stets nachvollziehbar und ehrlich gemeint sein.

Wann immer sich die Gelegenheit für positives Lob ergibt: Dieses gerne des Öfteren auch aussprechen.

Das sogenannte 360 Grad Feedback

Bei der 360 Grad Bewertung handelt es sich um eine Methode, bei der sowohl die Leistungen als auch die Kompetenzen beurteilt werden. Zudem erhält der Mitarbeiter hier von mehreren Parteien ein Feedback - nicht ausschließlich nur vom Vorgesetzten oder der Führungskraft.

Was macht die 360 Grad Bewertung so effektiv?

Bei jener Methode geht es um die Selbst- sowie auch um die Fremdeinschätzung, aus derer die Entwicklungspotenziale für den Mitarbeiter abgeleitet werden. Zudem erhält der Mitarbeiter ein umfassendes Feedback.

Beispielfragen:

1. Eigene Einschätzung der Stärken und Schwächen?
2. Selbstbild im Umgang mit den Kollegen und Vorgesetzten?

Basierend auf den Antworten soll der Mitarbeiter zum Aufbau seines Selbstbilds angeregt werden. Dieses soll er/sie dem Fremdbild gegenüberstellen.