Alles Wissenswerte zur optimalen Planung einer Dienstreise ins Ausland

Veröffentlicht am 25. Mai 2017
Geschrieben von Andrea Gloeckner

 

Alles Wissenswerte zur optimalen Planung einer Dienstreise ins Ausland

In vielen Branchen und Berufen gehören Dienstreisen zum geschäftlichen Alltag. Infolge der zunehmenden Globalisierung kommt es dabei auch immer häufiger zu Reisen in weit entfernte Länder. Was genau muss bei der zugehörigen Planung überhaupt beachtet werden? Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Aspekte bei der Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen.

Relevante Reisedokumente für eine Dienstreise

Die Zusammenstellung aller erforderlichen Dokumente ist ein wichtiger Teil der Vorbereitung: Bei Auslandsreisen sollte man sich frühzeitig über die jeweiligen Einreisebestimmungen zu informieren. Die entsprechenden Informationen können beim Auswärtigen Amt eingeholt werden.

Abhängig vom Reiseziel kann die Beantragung des Visums mehrere Wochen oder sogar Monate dauern. Ein frühzeitiger Planungsbeginn ist daher wichtig.

Neben den Visabestimmungen müssen die länderspezifischen Anforderungen in Bezug auf die Ausweisdokumente berücksichtigt werden: In manchen Ländern ist z.B. ein spezieller Reisepass notwendig. Bei bereits vorhandenen Ausweisdokumenten sollte zudem die Gültigkeit geprüft werden, um böse Überraschungen während der Dienstreise zu vermeiden.

Die Besonderheiten vor Ort

In Zeiten von internationalem Terrorismus und stetig voranschreitenden Klimaveränderungen gibt es immer wieder aktuelle Reisewarnungen. Auch hier ist das Auswärtige Amt der richtige Ansprechpartner. Es liefert umfassende Auskünfte zur aktuellen Situation in den betroffenen Ländern.

Je nach Reiseziel sind auch gesundheitliche Vorbereitungen wichtig: Im persönlichen Gespräch mit dem Hausarzt können sinnvolle Impfungen und andere Präventivmaßnahmen besprochen werden. Insbesondere bei Dienstreisen in Entwicklungsländer oder in südlich gelegene Staaten ist dieser Teilaspekt von großer Bedeutung. Da schützende Impfungen häufig erst nach einem gewissen Zeitraum wirksam sind, ist auch hier rechtzeitiges Handeln gefragt.

Die richtige Finanzplanung für eine Geschäftsreise

Um während einer Dienstreise liquide zu sein, muss das Thema Finanzen bei der Vorbereitung beachtet werden: Viele Geschäftsreisende unterschätzen das Thema der Bezahlung Beschaffung von Bargeld vor Ort und kümmern sich nicht um eine entsprechende Planung.

Im Optimalfall wird frühzeitig abgeklärt, wo sich seriöse und gut erreichbare Möglichkeiten für den Geldwechsel befinden. Wer bargeldlos zahlen möchte, sollte sich mit seiner Bank in Verbindung setzen: Sind meine Kreditkarten im jeweiligen Land nutzbar und werden alternative Zahlungsmöglichkeiten wie Traveller-Checks akzeptiert? Diese und andere Fragen lassen sich in einem kurzen Beratungsgespräch klären.

Für einen besonders schnellen und komfortablen Geldtransfer ins internationale Ausland eignen sich Anbieter wie Azimo: Der zugehörige Service ermöglicht Überweisungen innerhalb einer Stunde und kostet unabhängig vom Betrag nur geringe Gebühren.

Der Versicherungsschutz während einer Dienstreise

Ein weiterer zentraler Punkt im Rahmen der Vorbereitung von Dienstreisen ist das Thema Krankenversicherungen: Besonders die Leistungen der Krankenkasse sind hier auf den Prüfstand zu stellen. In einigen Fällen kann der Abschluss einer zusätzlichen Auslandskrankenversicherung sinnvoll sein. Dementsprechend sollte schnellstmöglich abgeklärt werden, ob der Versicherungsschutz der Krankenkasse auch für den beruflichen Aufenthalt im Ausland gilt oder nicht.

Zusätzlich muss die Gültigkeit der Haftpflichtpolice überprüft werden, um die Dienstreise mit einem sicheren Gefühl planen zu können.

In manchen Unternehmen profitieren die Geschäftsreisenden von einer Versicherung über den Arbeitgeber: Das direkte Gespräch mit der entsprechenden Abteilung verschafft hier Klarheit, welche Versicherungsfälle bereits von Seiten der Firma abgedeckt sind und welche selbst zu versichern sind.

Das Tagesgeschäft delegieren und praktische Apps nutzen

Während einer Dienstreise geht natürlich auch der Arbeitsalltag im heimischen Unternehmen weiter. Abhängig von der jeweiligen Position in der Firma und der Abwesenheitsdauer gilt es einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Im Idealfall werden zudem wichtige Termine frühzeitig verschoben, um trotz der Geschäftsreise keine bedeutsamen Gespräche zu verpassen.

Außerdem empfiehlt sich die Verwendung von nützlichen Apps und Cloud-Services: So stehen unter anderem Programme zur Auswahl, mit denen wichtige Dokumente mobil abrufbar sind und unterwegs unterschrieben werden können.

Ergänzende Vorbereitungsmaßnahmen für eine anstehende Dienstreise

Im Umgang mit Geschäftspartnern und potenziellen Kunden ist ein sicheres Auftreten von entscheidender Bedeutung. Im Zuge der Planung von Dienstreisen sollten deshalb auch die kulturellen Besonderheiten und speziellen Gepflogenheiten des jeweiligen Landes beachtet werden.

Besonders bei öffentlichen Empfängen oder bei einem gemeinsamen Essen lauern hier einige Fettnäpfchen. Wer sich vorab über die landesspezifischen Sitten und Bräuche informiert, legt mit somit die Grundlage für eine stilsichere Dienstreise sowie erfolgversprechende Gespräche.

Je nach Reiseziel sollte auch die Sprachbarriere bedacht werden: In den meisten Ländern reichen englische Sprachkenntnisse zweifelsfrei aus, um geschäftliche Verbindungen aufbauen zu können. Falls die Ansprechpartner vor Ort aber keine ausreichenden Englischkenntnisse haben, muss ein lokaler Dolmetscher gefunden und beauftragt werden.

Abschließendes Fazit zur Organisation einer Geschäftsreise

Insgesamt lässt sich festhalten, dass die vollständige Vorbereitung einer störungsfreien Dienstreise aus vielen kleinen Teilschritten besteht. Dabei geht es unter anderem um die rechtzeitige Beantragung der Reisedokumente und die zugehörige Finanzplanung. Weil manche Teilaufgaben wie die Beantragung von Dokumenten oder notwendige Impfungen viel Vorlaufzeit benötigen, sollte die Planung frühestmöglich gestartet werden. Wer alle aufgeführten Hinweise befolgt und nützliche Leistungen wie die FinTech App von Azimo nutzt, kann sich aber vorbehaltlos auf die anstehende Geschäftsreise freuen.

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Bildquelle: https://pixabay.com/de/koffer-reisen-beutel-gep%C3%A4ck-reise-841200/

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