Effektive und zeitsparende Büroorganisation

Jede Menge Aufgaben und zu wenig Zeit - Kommt Ihnen das bekannt vor? In vielen Büros leiden Mitarbeiter unter Stress und Zeitdruck. Mit der richtigen Herangehensweise an anstehende Aufgaben lässt sich dieser jedoch eindämmen oder sogar gänzlich vermeiden. Im Nachfolgenden geben wir einige Tipps, die Ihnen dabei helfen sollen, sich besser zu organisieren und effizienter zu arbeiten.

Büroorganisation beginnt bei jedem selbst

Man kennt es: Der Schreibtisch ist voller Briefe, das E-Mail-Postfach quillt über und dann kommt auch noch der Chef herein und verteilt weitere Aufgaben. Viele Menschen verfallen in solchen Momenten in Stress, machen Überstunden und können auch im Urlaub nicht richtig abschalten. Dabei ist es gar nicht schwer, die eigene Arbeit so zu organisieren, dass Aufgaben am Tag besser zu schaffen sind.

1.   Für aufgeräumten Schreibtisch sorgen

Auch wenn es banal klingt: Ein aufgeräumter und übersichtlicher Schreibtisch kann wahre Wunder bewirken. Durch das Ordnen von Unterlagen und Einsortieren der Stifte in dafür vorgesehene Köcher entsteht nicht nur ein ordentliches Gesamtbild, sondern auch mehr Platz, den man nutzen kann, um sich Notizen zu machen oder die Computertastatur optimal zu platzieren. Wichtige Helfer für mehr Ordnung sind zum Beispiel Ablagen aus Kunststoff und selbstklebende Adressaufkleber.

Der ordentliche Arbeitsplatz kommt nicht nur beim Chef gut an: Auch man selbst wird dadurch mit geordneten Gedanken belohnt. Wenn sehr viele Erledigungen anstehen, sorgt der ordentliche Schreibtisch für ein Gefühl der Übersichtlichkeit und Struktur.

2.   Zeit richtig einteilen

Mithilfe eines Zeitplanes kann der Arbeitstag im Vorfeld gedanklich durchgespielt werden. Dabei gilt es zu beachten, dass man Bearbeitungszeiten für einzelne Aufgaben realistisch einschätzen sollte. Nichts bereitet mehr Stress, als wenn man sich selbst zu enge Zeitfenster schafft. Im Zeitplan sollten besonders hoch priorisierte und nicht aufschiebbare Aufgaben ganz oben erscheinen.

3.   Unangenehme Aufgaben zuerst erledigen

Aus psychischer Sicht ist es sinnvoll, die unangenehmen Aufgaben bereits am Anfang des Arbeitstages abzuhaken. Das lässt sich so erklären, dass man in den meisten Fällen am Anfang des Tages die höchste Motivation aufbringen kann. Sind die unangenehmen Erledigungen erstmal vom Tisch, kann man mit weiteren Aufgaben fortfahren. Diese werden dann umso einfacher erscheinen und lassen den Arbeitstag positiv ausklingen.

4.   Ziele setzen

Unabhängig von den vorgegebenen Zielen des Vorgesetzten, sollte man sich zur Eigenmotivation selbst Ziele stecken. Diese können für den Zeitraum einer Woche, eines Monats oder sogar über mehrere Jahre bestehen. Darunter fallen zum Beispiel auch persönliche Ziele, die den beruflichen Werdegang betreffen, wie das Anstreben einer Beförderung oder der erfolgreiche Abschluss eines Projekts.

5.   Ablenkung vermeiden

Besonders in Großraumbüros kann es schon mal sehr laut und hektisch zugehen. Wichtig ist es dann, dass man sich in erster Linie auf die eben zu erledigende Aufgabe konzentriert und sich nicht durch Ablenkungen davon abbringen lässt. Das eigene Telefon sollte auf lautlos geschaltet sein, damit persönliche Nachrichten nicht von der Arbeit abbringen. Gelegentliche Unterhaltungen mit Kollegen dürfen zwar vorkommen und sind, was geschäftliche Dinge angeht, auch manchmal nicht zu vermeiden. Mit privaten Gesprächen sollte man aber lieber bis zur Pause warten, damit die Gedanken nicht unnötig oft von der Arbeit abgelenkt werden.

6.   Regelmäßige Pausen

Pausenzeiten sind in Betrieben je nach Arbeitszeit gesetzlich vorgeschrieben und müssen von Arbeitnehmern streng eingehalten werden. Die kleine Auszeit zwischendurch dient dazu, dass man Gedanken wieder neu ordnen und neue Energie tanken kann. Speisen und Getränke sollten dann zu sich genommen werden, denn auch sie tragen zu einem Energieschub bei.

7.   Tief durchatmen

Besonders wenn es stressiger zugeht, sollte man sich selbst immer wieder zu beruhigen versuchen. Das kann durch Selbstgespräche oder ein tiefes Durchatmen erfolgen. Lässt die Konzentration durch Stress und Anspannung nach, ist es wichtig, nicht die Nerven zu verlieren. Es kann auch helfen, wenn man eben mal einen Blick aus dem Fenster wirft oder für ein paar Minuten innehält. Danach sieht jede noch so stressige Herausforderung meist schon viel harmloser aus.

8.   Eigenmotivation

Ein sehr wichtiger Tipp ist es auch, immer wieder dafür zu sorgen, dass man so motiviert wie möglich zur Arbeit geht. Dafür sind einerseits persönliche Ziele von Bedeutung, wie auch ein Ausgleich in der Freizeit. Man sollte sich täglich bewusst machen, aus welchen Gründen man die Arbeit erledigt und weshalb diese ein Teil des eigenen Lebens ist. Auch wenn vom Chef nicht viel Lob kommen sollte, ist das kein Grund, sich selbst zu verurteilen. Stattdessen kann es helfen, wenn man sich nach gelungenen Aufgaben selbst ein Lob zuspricht und so das eigene Selbstvertrauen stärkt.

Fazit

Auch wenn die Arbeit im Büro für viele Menschen immer stressiger wird, hat jeder einzelne die Möglichkeit, die eigenen Aufgaben besser zu organisieren. Auf diese Weise lassen sich regelmäßige Überstunden und körperliche Beschwerden durch Stress reduzieren oder ganz vermeiden.

------------------

Bildquelle https://pixabay.com/de/photos/rechner-b%c3%bcro-laptop-schreibtisch-4484282/