Meetings effizienter gestalten - die 5 Top Tipps zur Vorbereitung

An ihnen führt  kein Weg vorbei - Meetings sind eine der am häufigsten genutzten Kommunikationsformen in Unternehmen. Zwar werden die meisten Informationen heute per e-Mail, Textnachricht und in Telefonaten vermittelt, doch dabei besteht die Gefahr, dass in der Kommunikation vieles verloren geht oder länger dauert als im direkten Austausch. Meetings bieten den Rahmen sich auszutauschen, Inhalte beizusteuern und im Dialog Lösungen zu finden.

Leider verlaufen viele Meetings ineffizient und sind mit unnötigem Zeitaufwand verbunden. Um Zeit zu sparen und auch die eigenen Nerven zu schonen, ist es hilfreich, sich richtig auf ein Meeting vorzubereiten. Die fünf Top Tipps, um Meetings effektiver zu gestalten und sich optimal vorzubereiten, hat wePresent, Spezialist für interaktive Collaborations- und Präsentationslösungen, zusammengefasst:

1. Die Agenda lesen - selbst wenn es keine gibt

Zu jedem Meeting sollte es eine Agenda geben. Inhaltlich kann diese von ein paar Stichpunkten bis hin zu einem Dossier samt einer Kurzbiografie jedes Teilnehmers reichen. Sie dient als roter Faden und informiert die Teilnehmer bereits im Voraus über Zweck und Hintergründe des persönlich oder virtuellen Treffens, sodass diese Punkte nicht erst noch zu Beginn des Meetings geklärt werden müssen und so kostbare Zeit verloren geht.

Eine kurze, oberflächliche Agenda ist daher besser als gar keine. Deshalb sollte, falls es keine gibt, am besten nochmals nach dem Grund und den Diskussionspunkten des Meetings gefragt werden - selbst ein paar Bullet Points können hier aufschlussreich sein.

2. Herausfinden, ob eine Teilnahme sinnvoll ist, und was erwartet wird

Die Agenda hilft auch dabei, zu erkennen aus welchem Grund man an einem Meeting teilnehmen soll bzw. ob und warum dies überhaupt sinnvoll ist. So geht vielleicht eine Einladung für ein Marketing Meeting an Mitglieder aus dem Sales Team. Auf dem ersten Blick scheint vielleicht unklar, warum dieses  Treffen anberaumt wurde oder warum Teilnehmer aus anderen Geschäftsbereichen eingeladen wurden. Die Agenda jedoch informiert darüber, dass das Marketing-Team beispielsweise eine Meinung der Sales-Abteilung zu Inhalten benötigt, die sie auf die Website stellen möchte.

Mit diesem Vorwissen können die Teilnehmer daher auch einen besseren Beitrag zum Meeting beisteuern, statt dies erst in einem zweiten Treffen zu tun.

3. Die eigene Rolle im Meeting erkennen

Niemand ist ohne Grund in einem Meeting - oder sollte es sein. Dem Buch "Let's Stop Meeting Like This" von Dick und Emily Axelrod zufolge fällt jeder Teilnehmer eines solchen Treffens in eine von drei Kategorien: Leiter, Mitwirkender oder Vermittler.

• Der Leiter eines Meetings ist die Person mit der formalen Autorität das Meeting anzuordnen oder zumindest die Person, die es einberufen hat. Bei ihr liegt die Verantwortung dem Meeting von Anfang an einen Sinn zu geben. Diesbezüglich sollte sich der Leiter folgende Frage stellen: Welche Entscheidungen sollen als Ergebnis dieses Meetings getroffen werden? Diese Überlegung ist entscheidend, da sie dabei hilft alles Weitere in die Wege zu leiten und mit einem Sinn zu versehen. Anhand der zu treffenden Entscheidungen lässt sich ein roter Faden für das Meeting festlegen und es kann festgestellt werden, wer genau teilnehmen sollte und somit eingeladen werden muss. Vielleicht ist für diesen speziellen Anlass gar nicht die gesamte Gruppe nötig und man spart Zeit, indem nur die wirklich relevanten Personen zusammenkommen. Vielleicht bieten sich auch drei kurze Meetings mit einzelnen Gruppen an, statt alle Personen einen ganzen Nachmittag zusammenzurufen, wobei manche bei vielen Diskussionspunkten gar nicht beteiligt sind.
• Die Mitwirkenden. Meist wird von "Teilnehmer" gesprochen, aber an einem Meeting sollte man nicht nur teilnehmen, um dabei gewesen zu sein. Es sollte darum gehen, fokussiert daran zu arbeiten, die vom Leiter gesetzten Entscheidungen zu treffen. Als Mitwirkender sollte man vorbereitet sein, um Ideen in die Diskussion einzubringen und aktiv daran teilzunehmen. Ein Mitwirkender sollte außerdem benötigte Informationen in das Meeting einbringen, wenn nötig. Werden beispielsweise die Verkaufszahlen des vierten Quartals diskutiert, sollte ein Mitwirkender persönliche oder die Verkaufszahlen seines Bereichs und Notizen von Q4 zur Hand haben.
• Die Vermittler haben die Aufgabe der Gruppe dabei zu helfen, ihren Zweck zu erfüllen. Ihre Rolle ist die der Mitwirkenden ähnlich, sie tragen jedoch nicht immer direkt mit Detailinformationen zur Debatte bei, sondern treiben die gesamte Diskussion voran. Sie können beispielsweise eine untergeordnete Führungsposition innerhalb des Meetings haben. Sie achten auf die Zeit oder erklären Fachfremden nötigenfalls fachspezifische Begriffe und Problematiken. Manchmal trägt ein Vermittler auch nur zum Meeting bei indem er sicherstellt, dass jeder die Chance hat zu Wort zu kommen, oder dafür sorgt, dass die Diskussion nicht entgleist.

4. Im Vornherein überlegen und notieren, was man sagen möchte

Man hat die Agenda gelesen, weiß worum es geht und welche Rolle man spielen wird. Nun ist es Zeit sich ein paar Gedanken dazu zu machen und dabei die wichtigsten Punkte festzuhalten. Dafür sollten keine seitenlangen Notizen angefertigt werden - optimal sind ist ein Notizzettel (auf Papier oder digital) mit ein paar Stichpunkten, die dabei helfen den roten Faden nicht zu verlieren. Wichtig ist es auf jeden Fall vorbereitet zu sein. Während des Meetings bleibt selten Zeit sich erst dann Gedanken zu machen. Zwar entstehen viele Ideen und Lösungen auch in Zusammenarbeit in der Gruppe, doch muss auch dafür zuvor das Thema gut durchdacht worden sein.

5. Beiträge anschaulich präsentieren

Ebenso wichtig ist es, sämtliches relevante Material zum Meeting mitzunehmen. Hierzu sollte man planen, inwiefern man diese an welchem Punkt des Meetings einfließen lassen möchte. Je mehr Teilnehmer, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass nicht alles gesagt werden kann, was gesagt werden möchte. Je prägnanter die einzelnen Beiträge zusammengefasst sind, desto mehr Zeit bleibt am Ende, um zusätzliche Details zu besprechen.

Wesentlich interaktiver und interessanter werden Meetings, wenn Inhalte nicht nur verbal vorgetragen, sondern mit griffigem Material unterlegt werden. Wenn die Teilnehmer visuelle Eindrücke zur Unterstützung der Inhalte erhalten, können sie diese leichter verstehen und im Gedächtnis behalten. Danke moderner Präsentationssystem ist es heute möglich, ohne Aufwand schnell Inhalte von mitgebrachten Smartphones, Tablets oder Laptops einzuspielen. Ein Bild oder eine technische Zeichnung vom aktuellen Projekt, dem Messestand oder einer technischen Neuheit, eine Grafik zu Statistiken oder ein kurzes Video sparen Zeit und beschreiben den Sachverhalt meist besser als eine lange Erklärung.

So gerüstet, sollten langatmige Meetings mit Frontalvorträgen, bei denen manche Teilnehmer nur zehn Prozent der Inhalte betreffen, hoffentlich bald der Vergangenheit angehören.

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Über wePresent
wePresent ist eine innovative Lösung, die es Anwendern erlaubt, von Kabeln und Verknüpfungen Abstand zu nehmen und digitale Inhalte kabellos zu präsentieren. Funktionen, die es bis zu 64 Nutzern ermöglichen, sich miteinander zu verbinden und über WLAN in 1080p HD zu präsentieren sowie die plattformübergreifende Unterstützung für beliebige Geräte, machen wePresent zum Marktführer im Bereich der Präsentationssysteme. Die Produktreihe von wePresent besteht aus den kabellosen WiPG-1000-, WiPG-1500-, WiPG-1600- und WiPG-2000-Präsentationslösungen sowie dem WiPG Airpad und dem SharePod. wePresent besitzt Geschäftsstellen in den USA, Europa, Afrika und Asien. Weitere Informationen finden Sie unter: www.wepresentwifi.com

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