Excel-Tools in der strategischen Planung – mit Vorsicht zu genießen

Veröffentlicht: Montag, 14. September 2015 08:41
Geschrieben von Dagmar Recklies

Gehören Sie auch zu den Strategie- und Planungsverantwortlichen, die auf Exceldateien setzen? Keine Sorge, Sie sind nicht allein. Excel* war und ist in der strategischen Planung weit verbreitet. Allerdings besteht auch kein Zweifel daran, dass selbst erstellte Excel-Tools für diesen Zweck nicht die perfekte Lösung sind. Es gibt einige entscheidende Nachteile und Risiken.

 

Dieser Artikel stellt die Vor- und Nachteile vor und untersucht die Alternativen. Dabei steht der Begriff „Excel“ hier stellvertretend auch für weitere Tabellenkalkulationsprogramme, deren Vor- und Nachteile bei vergleichbarem Einsatz ähnlich sind. Ferner berichte ich über meine persönlichen Erfahrungen mit dem Einsatz selbst erstellter Exceldateien für die strategische Planung und Finanzplanung.

Excel-Tools als Planungswerkzeug sind weit verbreitet

Die BARC-Studie aus dem Jahr 2014 weist aus, dass Excel mit Abstand das am weitesten verbreitete Planungstool ist. 86 % der befragten Unternehmen geben an Excel einzusetzen. Allerdings decken nur 29 % der Teilnehmer ihren gesamten strategischen Planungsprozess in nur einem einzigen Tool ab. Gleichzeitig ist die Anzahl der Unternehmen, in denen spezielle Planungswerkzeuge zum Einsatz kommen auf 63 % gestiegen.

Auch die Kombination von Excel, PowerPoint und Access ist unverändert beliebt und wird von rund einem Fünftel der befragten Unternehmen verwendet.

Es ist also davon auszugehen, dass Excel und andere Tabellenkalkulationsprogramme heute nur in wenigen Fällen noch das alleinige Planungswerkzeug sind. Allerdings sind sie unverändert eine wichtige Ergänzung anderer Planungstools.

Verbreitung von Excel und anderen Softwaresystemen für Planung und Budgetierung

Bildquelle: Screenshot aus BARC-Studie 2014

Pro – Die Vorteile von Excel-Tools im Einsatz für die strategische Planung

Der größte Vorteil ist so offensichtlich, dass er beinahe übersehen wird: Tabellenkalkulationsprogramme sind weit verbreitet. Excel oder vergleichbare Programme sind wohl auf nahezu jedem Notebook- oder Desktopcomputer zu finden. Praktisch jeder mit Planungsfragen beschäftigte Mitarbeiter kann mit diesen Programmen umgehen.

Es ist oft schwer genug, die nötige unternehmensweite Akzeptanz für strategische Planungsprozesse zu gewinnen. Diese Hürde ist noch schwerer zu nehmen, wenn die Beteiligten auch noch dazu genötigt werden, sich in eine neue Softwarelösung einzuarbeiten. Das vertraute Excel macht es etwas einfacher.

Daneben gibt es weitere positive Aspekte:

Contra – Warum Excel-Tools für die strategische Planung nicht die optimale Lösung sind

Das breite Angebot an Excelvorlagen für die strategische Planung kann leicht darüber hinwegtäuschen, dass Tabellenkalkulationsprogramme in diesem Einsatzgebiet einige entscheidende Nachteile haben:

Ein weiterer Punkt ist hier zu erwähnen, obwohl dieser im Zusammenhang mit Strategieprozessen nicht notwendig ein Nachteil sein muss: Excel kennt keinen strategischen Planungsprozess. Der gesamte Prozess mit jedem Detail muss vom Ersteller selbst aufgesetzt werden. Die Ergebnisse des Exceltools sind daher immer nur so gut, wie die programmierten Formeln und Berechnungen.

Diese Schwäche zwingt die Anwender jedoch dazu, sich mit jedem einzelnen Detail ihrer Datenanalyse und –aufbereitung genau auseinanderzusetzen. Excel hilft einem nicht, den Planungsprozess zu entwickeln. Es zwingt einen dadurch allerdings, den gesamten Prozess von A bis Z selbst zu durchdenken. Das ist zwar aufwändiger, kann aber gegenüber vorgefertigten Standardlösungen ein Vorteil sein.

Praktische Empfehlungen für den Einsatz selbst erstellter Excel-Tools in Planungsprozessen

Meine Erfahrungen

Zum besseren Verständnis möchte ich hier einige eigene Erfahrungen mit dem Einsatz selbst erstellter Exceltools bei strategischen und Finanzplanungsprozessen aufführen.

(Fast) jeder macht es

Trotz aller unbestrittenen Nachteile – ich vermute dass bei der Mehrzahl der Unternehmen selbst erstellte Planungstools im Einsatz sind.

Vor einiger Zeit nahm ich an einer Fachveranstaltung eines Beratungsunternehmens für Banken teil. Dort wurde uns in einer Fallstudie eine von der Beratungsgesellschaft im Kundenauftrag entwickelte Softwarelösung für den kompletten Finanzplanungsprozess einer Bank vorgestellt. Die Software war exakt auf die individuellen Anforderungen der Bank zu geschnitten, sie unterstützte die Zusammenarbeit aller Beteiligten und das Fortschrittsmonitoring. Es gab Datenschnittstellen und auch sonst alles wovon man nur träumen konnte.

In der nächsten Kaffeepause war diese Software das Gesprächsthema. Wirklich jeder mit dem ich gesprochen habe sagte etwas in der Art von

„Ich muss zugeben, wir machen das alles mit Excel. Wir wissen, dass wir eigentlich auf ein professionelles System umstellen sollten, aber es funktioniert bei uns wirklich gut.“

Planungstool einer Bank

Zu dieser Zeit war ich bei einer Bank beschäftigt und dort verantwortlich für das Finanzplanungstool der gesamten Bank. Dieses Tool war komplett selbst erstellt und bereits seit über zehn Jahren im Einsatz. Das Tool hatte sich in dieser Zeit stark verändert und war immer wieder den neuen Anforderungen angepasst worden. Es bestand aus mehr als 30 miteinander verknüpften Dateien – überwiegend Excel und einige Access-Datenbanken.

Im Laufe der Jahre hatten wir nicht nur das Tools selbst sondern auch die Prozesse zur Administration, Weiterentwicklung, zum Einsatz und zur Arbeit mit der großen Zahl von Dateien stetig verbessert. Das Tool wurde dabei stets von einem Zweierteam betreut. So waren wir in der Lage, verlässliche, replizierbare und erklärbare Ergebnisse zu liefern. Das Planungstool wurde im gesamten Haus akzeptiert. Selbst interne Revision und externe Prüfer hatten nur kleinere Beanstandungen.

Tool zur strategischen Analyse von Geschäftseinheiten

In einem anderen Unternehmen war ich im zentralen Strategiebereich tätig. Wir wurden beauftragt, einen unternehmensweiten Prozess für die strategische Planung von null an aufzubauen. Diese Aufgabe war in vielerlei Hinsicht eine Herausforderung.

Im ersten Jahr führten wir die strategische Analyse und die Erstellung der Strategiepräsentationen ausschließlich mit Excel und PowerPoint durch. Allein die Arbeit mit den vielen einzelnen Dateien war eine Belastung. Andererseits konnten wir so den Analyseprozess und die notwendigen Systeme in Echtzeit entwickeln. Es gab keinen Testlauf. Excel hat uns die Flexibilität geboten, jederzeit notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Für das zweite Jahr ließen wir auf Basis unserer Excel-Dateien eine Software für Fragebögen, Dateneingabe und Berechnung der Ergebnisse erstellen. Durch die Erfahrungen aus dem ersten Jahr waren während des Planungsprozesses nur noch wenige Anpassungen erforderlich.

selbst erstelltes Excel-Tool für die strategische Planung

 

Warum ich keine vorgefertigten Formulare und Tools verwende

Mittlerweile ist eine Vielzahl von Formularen und Vorlagen für alle Aspekte der strategischen Planung auf Excel-Basis verfügbar. Aus einem einfachen Grund habe ich noch keines davon genutzt:

Ich habe keinen Zweifel, dass es sich um gut durchdachte und inhaltlich hochwertige Vorlagen handelt. Diese sind allerdings ihrer Natur gemäß so gestaltet, dass sie für eine größtmögliche Zahl von Unternehmen passend sind. Deshalb werden sich solche Vorlagen weitgehend auf Standardansätze und Best Practices beschränken.

Keines dieser Tools wurde individuell für die Anforderungen Ihres Unternehmens entwickelt. Das jedoch ist es genau, was eine gute Strategie ausmacht: darauf aufzubauen was einen einzigartig macht, einen individuellen Ansatz zu finden und darauf eine Strategie aufzubauen, die einen vom Wettbewerb absetzt.

Ich empfehle dagegen, sich einige dieser vorgefertigten Excel-Tools anzusehen und genau zu analysieren. Dann kann man

  1. sich die besten Ideen abschauen,
  2. genau die Elemente verwenden, die für das eigene Unternehmen passen,
  3. den Rest anpassen und
  4. daraus sein ganz individuelles Planungstool zusammensetzen.

Excel und andere Tabellenkalkulationsprogramme im Vergleich mit speziellen Softwarelösungen

Natürlich gibt es noch eine dritte Lösung. Spezialisierte Beratungsunternehmen entwickeln individualisierte Planungslösungen nach den speziellen Anforderungen und Bedürfnissen jedes Kunden.

Das hat einige Vorteile:

Allerdings gibt es auch einige Nachteile im Vergleich zu selbst erstellten Tabellenkalkulationen:

Hinweise zur Verwendung von Excel-Tools in der strategischen und Finanzplanung

Ich habe in meiner beruflichen Praxis viele Excel-Modelle gesehen; einige waren schlecht, einige waren gut und einige waren hervorragend. Was die herausragenden Modelle von den guten unterscheidet ist die strikte Anwendung einiger bewährter Best Practices.

Die wichtigsten Regeln für die Eigenentwicklung von Planungstools sind:

Zusammenfassung

Excel und andere Tabellenkalkulationsprogramme sind nicht die perfekte Unterstützung für Planungsprozesse. Sie sind aber auch nicht so ungeeignet wie es erscheinen mag.

Excel kann ein guter Ausgangspunkt sein – besonders wenn man neue Prozesse entwickelt und testet. Eine bewährte Rechenmethodik kann später immer noch auf eine professionelle Softwarebasis übertragen werden.

Allerdings haben selbst erstellte Excel-Tools auch erhebliche Nachteile. Alternativ kann man auf vorgefertigte Excel-Vorlagen zurückgreifen oder sich von spezialisierten Dienstleistungen eine individuelle Softwarelösung erstellen lassen.

Alle diese Alternativen haben ihre Vor- und Nachteile. Es gibt nicht die eine richtige Lösung. Es gehört mit zur Designphase von strategischen und Finanzplanungsprozessen zu entscheiden, welche Art von Softwareunterstützung am geeignetsten ist.

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*Excel, PowerPoint, Access and MS Office sind Warenzeichen der Microsoft Corporation.

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