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Excel-Tools in der strategischen Planung – mit Vorsicht zu genießen

Gehören Sie auch zu den Strategie- und Planungsverantwortlichen, die auf Exceldateien setzen? Keine Sorge, Sie sind nicht allein. Excel* war und ist in der strategischen Planung weit verbreitet. Allerdings besteht auch kein Zweifel daran, dass selbst erstellte Excel-Tools für diesen Zweck nicht die perfekte Lösung sind. Es gibt einige entscheidende Nachteile und Risiken.

 

Dieser Artikel stellt die Vor- und Nachteile vor und untersucht die Alternativen. Dabei steht der Begriff „Excel“ hier stellvertretend auch für weitere Tabellenkalkulationsprogramme, deren Vor- und Nachteile bei vergleichbarem Einsatz ähnlich sind. Ferner berichte ich über meine persönlichen Erfahrungen mit dem Einsatz selbst erstellter Exceldateien für die strategische Planung und Finanzplanung.

Excel-Tools als Planungswerkzeug sind weit verbreitet

Die BARC-Studie aus dem Jahr 2014 weist aus, dass Excel mit Abstand das am weitesten verbreitete Planungstool ist. 86 % der befragten Unternehmen geben an Excel einzusetzen. Allerdings decken nur 29 % der Teilnehmer ihren gesamten strategischen Planungsprozess in nur einem einzigen Tool ab. Gleichzeitig ist die Anzahl der Unternehmen, in denen spezielle Planungswerkzeuge zum Einsatz kommen auf 63 % gestiegen.

Auch die Kombination von Excel, PowerPoint und Access ist unverändert beliebt und wird von rund einem Fünftel der befragten Unternehmen verwendet.

Es ist also davon auszugehen, dass Excel und andere Tabellenkalkulationsprogramme heute nur in wenigen Fällen noch das alleinige Planungswerkzeug sind. Allerdings sind sie unverändert eine wichtige Ergänzung anderer Planungstools.

Verbreitung von Excel und anderen Softwaresystemen für Planung und Budgetierung

Bildquelle: Screenshot aus BARC-Studie 2014

Pro – Die Vorteile von Excel-Tools im Einsatz für die strategische Planung

Der größte Vorteil ist so offensichtlich, dass er beinahe übersehen wird: Tabellenkalkulationsprogramme sind weit verbreitet. Excel oder vergleichbare Programme sind wohl auf nahezu jedem Notebook- oder Desktopcomputer zu finden. Praktisch jeder mit Planungsfragen beschäftigte Mitarbeiter kann mit diesen Programmen umgehen.

Es ist oft schwer genug, die nötige unternehmensweite Akzeptanz für strategische Planungsprozesse zu gewinnen. Diese Hürde ist noch schwerer zu nehmen, wenn die Beteiligten auch noch dazu genötigt werden, sich in eine neue Softwarelösung einzuarbeiten. Das vertraute Excel macht es etwas einfacher.

Daneben gibt es weitere positive Aspekte:

  • In den Händen von erfahrenen Anwendern ist Excel ein sehr mächtiges und flexibles Werkzeug.
  • Excel ist sehr vielseitig. Bis zu einem gewissen Grad ermöglicht es unkomplizierte Lösungen für die verschiedensten Aufgaben wie Fragebögen, Szenarioanalysen, Datenauswertungen, Visualisierungen und mehr.
  • Die gesamte Softwareunterstützung für den individuellen Planungsprozess kann vom Unternehmen selbst erstellt und gepflegt werden – vom ersten Funktionsmuster über Eingabemasken, Rechenprozesse und Ergebnisausgabe bis hin zu späteren Anpassungen. Das Unternehmen ist nicht abhängig von einem externen Anbieter, von dem man nicht weiß, ob er in fünf Jahren noch am Markt ist oder nicht.
  • Excel ist mit den übrigen MS Office Produkten kompatibel. Dadurch sind die Ergebnisse sehr leicht in die entsprechende Präsentationssoftware und damit die finale Planungspräsentation übertragbar.
  • Es gibt eine reiche Auswahl an kostenfreien und kostenpflichtigen Vorlagen und Tools für die verschiedensten Planungszwecke.

Contra – Warum Excel-Tools für die strategische Planung nicht die optimale Lösung sind

Das breite Angebot an Excelvorlagen für die strategische Planung kann leicht darüber hinwegtäuschen, dass Tabellenkalkulationsprogramme in diesem Einsatzgebiet einige entscheidende Nachteile haben:

  • Alle selbst entwickelten Tools sind auf Basis von Tabellenkalkulationsprogrammen sind fehleranfällig
  • Die Tools können sind leicht zu manipulieren – absichtlich und unbeabsichtigt.
  • Es gibt keine ausgereifte Funktion zum Management von Zugriffsberechtigungen mit verschiedenen Rollen und Rechten – lediglich einen einfachen Passwortschutz
  • Es gibt nur eine recht einfache Funktion zur Nachverfolgung von Änderungen, die sich nach meiner Erfahrung im Praxiseinsatz nicht bewährt hat.
  • Excel kann nur eingegebene Daten verarbeiten. Es leistet keine Prozessunterstützung und Fortschrittsverfolgung
  • Bei komplexen Aufgabenstellungen werden die Dateien schnell sehr groß und unübersichtlich.
  • Mehrere über Formeln verknüpfte Dateien sind schwer zu verschieben, umzubenennen und weiterzuleiten. Die Verknüpfungen gehen leicht verloren und müssen aufwändig neu angelegt werden, was die Fehleranfälligkeit weiter erhöht.
  • Wenn große Datenmengen in komplexen Berechnungen verarbeitet werden müssen, kommt Excel an die Grenzen seiner Leistungsfähigkeit.

Ein weiterer Punkt ist hier zu erwähnen, obwohl dieser im Zusammenhang mit Strategieprozessen nicht notwendig ein Nachteil sein muss: Excel kennt keinen strategischen Planungsprozess. Der gesamte Prozess mit jedem Detail muss vom Ersteller selbst aufgesetzt werden. Die Ergebnisse des Exceltools sind daher immer nur so gut, wie die programmierten Formeln und Berechnungen.

Diese Schwäche zwingt die Anwender jedoch dazu, sich mit jedem einzelnen Detail ihrer Datenanalyse und –aufbereitung genau auseinanderzusetzen. Excel hilft einem nicht, den Planungsprozess zu entwickeln. Es zwingt einen dadurch allerdings, den gesamten Prozess von A bis Z selbst zu durchdenken. Das ist zwar aufwändiger, kann aber gegenüber vorgefertigten Standardlösungen ein Vorteil sein.

Praktische Empfehlungen für den Einsatz selbst erstellter Excel-Tools in Planungsprozessen

Meine Erfahrungen

Zum besseren Verständnis möchte ich hier einige eigene Erfahrungen mit dem Einsatz selbst erstellter Exceltools bei strategischen und Finanzplanungsprozessen aufführen.

(Fast) jeder macht es

Trotz aller unbestrittenen Nachteile – ich vermute dass bei der Mehrzahl der Unternehmen selbst erstellte Planungstools im Einsatz sind.

Vor einiger Zeit nahm ich an einer Fachveranstaltung eines Beratungsunternehmens für Banken teil. Dort wurde uns in einer Fallstudie eine von der Beratungsgesellschaft im Kundenauftrag entwickelte Softwarelösung für den kompletten Finanzplanungsprozess einer Bank vorgestellt. Die Software war exakt auf die individuellen Anforderungen der Bank zu geschnitten, sie unterstützte die Zusammenarbeit aller Beteiligten und das Fortschrittsmonitoring. Es gab Datenschnittstellen und auch sonst alles wovon man nur träumen konnte.

In der nächsten Kaffeepause war diese Software das Gesprächsthema. Wirklich jeder mit dem ich gesprochen habe sagte etwas in der Art von

„Ich muss zugeben, wir machen das alles mit Excel. Wir wissen, dass wir eigentlich auf ein professionelles System umstellen sollten, aber es funktioniert bei uns wirklich gut.“

Planungstool einer Bank

Zu dieser Zeit war ich bei einer Bank beschäftigt und dort verantwortlich für das Finanzplanungstool der gesamten Bank. Dieses Tool war komplett selbst erstellt und bereits seit über zehn Jahren im Einsatz. Das Tool hatte sich in dieser Zeit stark verändert und war immer wieder den neuen Anforderungen angepasst worden. Es bestand aus mehr als 30 miteinander verknüpften Dateien – überwiegend Excel und einige Access-Datenbanken.

Im Laufe der Jahre hatten wir nicht nur das Tools selbst sondern auch die Prozesse zur Administration, Weiterentwicklung, zum Einsatz und zur Arbeit mit der großen Zahl von Dateien stetig verbessert. Das Tool wurde dabei stets von einem Zweierteam betreut. So waren wir in der Lage, verlässliche, replizierbare und erklärbare Ergebnisse zu liefern. Das Planungstool wurde im gesamten Haus akzeptiert. Selbst interne Revision und externe Prüfer hatten nur kleinere Beanstandungen.

Tool zur strategischen Analyse von Geschäftseinheiten

In einem anderen Unternehmen war ich im zentralen Strategiebereich tätig. Wir wurden beauftragt, einen unternehmensweiten Prozess für die strategische Planung von null an aufzubauen. Diese Aufgabe war in vielerlei Hinsicht eine Herausforderung.

Im ersten Jahr führten wir die strategische Analyse und die Erstellung der Strategiepräsentationen ausschließlich mit Excel und PowerPoint durch. Allein die Arbeit mit den vielen einzelnen Dateien war eine Belastung. Andererseits konnten wir so den Analyseprozess und die notwendigen Systeme in Echtzeit entwickeln. Es gab keinen Testlauf. Excel hat uns die Flexibilität geboten, jederzeit notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Für das zweite Jahr ließen wir auf Basis unserer Excel-Dateien eine Software für Fragebögen, Dateneingabe und Berechnung der Ergebnisse erstellen. Durch die Erfahrungen aus dem ersten Jahr waren während des Planungsprozesses nur noch wenige Anpassungen erforderlich.

selbst erstelltes Excel-Tool für die strategische Planung

 

Warum ich keine vorgefertigten Formulare und Tools verwende

Mittlerweile ist eine Vielzahl von Formularen und Vorlagen für alle Aspekte der strategischen Planung auf Excel-Basis verfügbar. Aus einem einfachen Grund habe ich noch keines davon genutzt:

Ich habe keinen Zweifel, dass es sich um gut durchdachte und inhaltlich hochwertige Vorlagen handelt. Diese sind allerdings ihrer Natur gemäß so gestaltet, dass sie für eine größtmögliche Zahl von Unternehmen passend sind. Deshalb werden sich solche Vorlagen weitgehend auf Standardansätze und Best Practices beschränken.

Keines dieser Tools wurde individuell für die Anforderungen Ihres Unternehmens entwickelt. Das jedoch ist es genau, was eine gute Strategie ausmacht: darauf aufzubauen was einen einzigartig macht, einen individuellen Ansatz zu finden und darauf eine Strategie aufzubauen, die einen vom Wettbewerb absetzt.

Ich empfehle dagegen, sich einige dieser vorgefertigten Excel-Tools anzusehen und genau zu analysieren. Dann kann man

  1. sich die besten Ideen abschauen,
  2. genau die Elemente verwenden, die für das eigene Unternehmen passen,
  3. den Rest anpassen und
  4. daraus sein ganz individuelles Planungstool zusammensetzen.

Excel und andere Tabellenkalkulationsprogramme im Vergleich mit speziellen Softwarelösungen

Natürlich gibt es noch eine dritte Lösung. Spezialisierte Beratungsunternehmen entwickeln individualisierte Planungslösungen nach den speziellen Anforderungen und Bedürfnissen jedes Kunden.

Das hat einige Vorteile:

  • Man kann auf das gesammelte Erfahrungswissen der Experten zurückgreifen.
  • Das Tool hat alle Funktionalitäten die man für einen Planungsprozess benötigt und ermöglicht auch eine Prozessunterstützung.
  • Die Berater unterstützen i.d.R. auch bei der Entwicklung des individuellen Planungsprozesses und entwickeln das Tool dann genau für diesen Prozess.
  • Man spart dadurch viel Zeit für Testläufe und Fehlerkorrekturen.
  • Man erhält einen stabilen Prozess, auf den man sich für die nächste Zukunft verlassen kann.
  • Interne Revision und externe Prüfer bevorzugen professionelle Softwarelösungen.
  • (positiver Nebeneffekt: wenn etwas schief läuft, kann man im Zweifel den Beratern die Schuld geben)

Allerdings gibt es auch einige Nachteile im Vergleich zu selbst erstellten Tabellenkalkulationen:

  • Externe Softwarelösungen können sehr teuer warden.
  • Die Gefahr eines Sunk-Cost-Dilemmas besteht: Es gibt immer das Risiko, dass der Planungsprozess trotz professioneller Softwareunterstützung nicht die erwarteten Ergebnisse liefert. Mit Blick auf die bereits getätigten erheblichen Investitionen neigen Führungskräfte dazu, trotzdem an dieser Lösung festzuhalten.
  • Meist benötigt man wieder externe Unterstützung, sobald Änderungen am Prozess oder der Rechenmethodik notwendig sind.

Hinweise zur Verwendung von Excel-Tools in der strategischen und Finanzplanung

Ich habe in meiner beruflichen Praxis viele Excel-Modelle gesehen; einige waren schlecht, einige waren gut und einige waren hervorragend. Was die herausragenden Modelle von den guten unterscheidet ist die strikte Anwendung einiger bewährter Best Practices.

Die wichtigsten Regeln für die Eigenentwicklung von Planungstools sind:

  • Entwickeln Sie für Ihr Unternehmen oder Ihr Team ein grundlegenden System für die Erstellung von Excel-Toos und wenden Sie dieses konsequent auf alle selbst erstellten Modelle an: Farbcodes für verschiedene Arten von Zellen, Namenskonventionen, Formate, Tabellenstrukturen usw. Dadurch können sich alle Anwender leichter in allen Tools orientieren. Die Gefahr von Verwechslungen und Fehleingaben sinkt.
  • Sorgen Sie dafür, dass Ihre Tools professionell und Vertrauenswürdig aussehen. Alles sollte einheitlich formatiert sein. Es dürfen keine Fehlermeldungen auftauchen (notfalls mit Wenn-Funktionen abfangen). Es sollte einen Anwenderbereich mit Eingabe- und Ausgabeblättern geben. Die eigentlichen Berechnungen gehören auf separate Blätter. Durch diese einfachen Maßnahmen sorgen Sie für mehr Vertrauenswürdigkeit und Akzeptanz Ihres Tools.
  • Besprechen Sie die Rechenmethodik Ihres Tools mit den Anwendern und möglichst weiteren Fachbereichen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Formeln die wirtschaftlichen Zusammenhänge korrekt abbilden.
  • Auch wenn es eine unbeliebte Tätigkeit ist: Schreiben Sie für alle selbst erstellten Tools Dokumentationen. Es geht dabei nicht so sehr darum, einzelne Formeln abzuschreiben. Vielmehr sollte dort erklärt werden was das Tool an welcher Stelle nach welcher wirtschaftlichen Logik berechnet.
  • Lassen Sie Ihre Tools stets von einer zweiten Person auf Herz und Nieren prüfen. Damit kann man auch externe Berater beauftragen. So beseitigen Sie übersehene Fehler, bekommen Hinweise für Verbesserungen und verbessern weiter die Vertrauenswürdigkeit.
  • Bieten Sie großzügig Erklärungen und Hilfe für das Tool an – und zwar allen Interessierten, nicht nur den direkten Anwendern. Hier geht es wieder um Akzeptanz. Gleichzeitig stellen Sie auf diese Weise sicher, dass Ihr Tool von allen Anwendern und den Empfängern der Ergebnisse vollständig verstanden wird.
  • Testen Sie Ihre Berechnungen mit Sensitivitätsanalysen. Geben Sie dabei auch Daten in Grenzbereichen sowie „unlogische“ Daten ein. Prüfen Sie, ob sie die Ergebnisse so ändern, wie es wirtschaftlich zu erwarten wäre. Dokumentieren Sie diese Tests und berichten Sie großzügig darüber.

Zusammenfassung

Excel und andere Tabellenkalkulationsprogramme sind nicht die perfekte Unterstützung für Planungsprozesse. Sie sind aber auch nicht so ungeeignet wie es erscheinen mag.

Excel kann ein guter Ausgangspunkt sein – besonders wenn man neue Prozesse entwickelt und testet. Eine bewährte Rechenmethodik kann später immer noch auf eine professionelle Softwarebasis übertragen werden.

Allerdings haben selbst erstellte Excel-Tools auch erhebliche Nachteile. Alternativ kann man auf vorgefertigte Excel-Vorlagen zurückgreifen oder sich von spezialisierten Dienstleistungen eine individuelle Softwarelösung erstellen lassen.

Alle diese Alternativen haben ihre Vor- und Nachteile. Es gibt nicht die eine richtige Lösung. Es gehört mit zur Designphase von strategischen und Finanzplanungsprozessen zu entscheiden, welche Art von Softwareunterstützung am geeignetsten ist.

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Die Geschichte von dem kleinen Excel-Tool das sein Glück fand und dann doch unterging

 

 

*Excel, PowerPoint, Access and MS Office sind Warenzeichen der Microsoft Corporation.

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