Erfolgreiche Projekte benötigen ein gezieltes Projektcontrolling

„In einer sich immer schneller verändernden Welt besteht der Arbeitsalltag gefühlt fast nur noch aus einer Aneinanderreihung von Projekten.“
Da mag eine individuelle Wahrnehmung sein. Fakt ist jedoch, dass der Anteil der Projektarbeit in Unternehmen in den letzten Jahrzehnten immer mehr zugenommen hat.

Damit einhergehend haben sich auch die Methoden, das Wissen und die Erfahrungen rund um das Projektmanagement weiterentwickelt. Projekte sind oft so komplex und ihre Auswirkungen so essenziell für die weitere Entwicklung des Unternehmens, dass das Projektmanagement längst eine eigene Disziplin geworden ist.

Der Erfolg oder Misserfolg einzelner Projekte kann geradezu existenzielle Auswirkungen auf das einzelne Unternehmen haben. Dabei geht es nicht nur darum, ob das Projektziel und der erhoffte Nutzen daraus überhaupt erreicht werden können. So manches Unternehmen geriet schon in Schieflage, weil ein letztlich erfolgreich abgeschlossenes Projekt aber finanziell und zeitlich in hohem Maße aus dem Ruder gelaufen war. Trauriges Zeugnis davon geben die zahllosen Berichte und Studien über gescheiterte Projekte.

Neben grundsätzlichen Fehlern treten dabei immer wieder Schwächen in der Projektsteuerung und im Projektcontrolling zutage. Eine gezielte zahlenmäßige Begleitung von Projekten kann dagegen durch frühzeitige Steuerungsimpulse wesentlich zum Projekterfolg beitragen.

Inhalt und Umfang des Projektcontrollings

„Das Projektcontrolling beschreibt alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um ein Projekt über seine gesamte Laufzeit hinweg zu steuern. Es umfasst die konkrete Projektkalkulation, Terminierung sowie Kommunikation und Finanzierung von Projekten im Unternehmen. Weitere Teilaufgaben sind die Investitionsplanung, die Steuerung wie auch die Abrechnung“ (Quelle).

Dabei begleitet das Projektcontrolling keinesfalls nur die rein finanzielle Seite des Projektes. Auch die zeitliche Entwicklung und die Belastung anderer Ressourcen des Unternehmens müssen gesteuert und überwacht werden. Dies betrifft besonders die personellen Ressourcen. So manches Projekt wurde schon scheinbar-erfolgreich beendet, hat aber über die Bindung personeller Kapazitäten in anderen Bereichen des Unternehmens tiefe Spuren hinterlassen.

Eine zusätzliche wichtige Aufgabe übernimmt das Projektcontrolling bei Entwicklungs- und Innovationsprojekten, die nach dem Gated-Funding-Modell voranschreiten. Hier entscheiden die Erkenntnisse aus dem Controlling wesentlich mit über Abbruch oder Fortführung des Projektes.

Anforderungen und Erfolgsvoraussetzungen an das Projektcontrolling

Erfolgsfaktoren

Damit das Projektcontrolling diese Ziele erfüllen kann, muss bereits die Planung des Projektes entsprechend ausgerichtet sein. Das geht deutlich über die Festlegung relevanter und messbarer Projektziele hinaus.

Bereits im Planungsprozess müssen alle für das Projekt relevanten Ressourcen identifiziert und budgetiert werden. Auch passende Berichts- und Abrechnungszeiträume sowie die Modalitäten möglicher steuernder Eingriffe sollten vorab definiert werden. Nur wenn diese Parameter klar festgelegt sind, kann das Projektcontrolling so ausgerichtet werden, dass es auch jederzeit die richtigen Steuerungsimpulse liefern kann.

Im Grunde muss zu Beginn nicht nur das Projekt selbst, sondern auch das Projektcontrolling sauber geplant werden. Je nach Größe und Bedeutung des Projektes sind auch für das Projektcontrolling entsprechende Kapazitäten und Ressourcen einzuplanen – welche wiederum zu überwachen sind.

Anforderungen

Es ist nachvollziehbar, dass das Projektcontrolling hohen Anforderungen gerecht werden muss. So müssen die gewonnenen Daten nicht nur zeitnah verfügbar und aktuell sein, sondern auch absolut zuverlässig, relevant und empfängergerecht aufbereitet.

Um Problemen auf die Spur zu kommen, sollte ein Drill-Down in die notwendige Detailtiefe notwendig sein. Gerade wenn ein Nachjustieren der Projektplanung notwendig wird, muss auch das Controlling mit der erforderlichen Flexibilität mitziehen.

Auch Ad-hoc-Berichte und Auswertungen jenseits der vordefinierten Berichtsformate sollten ohne nennenswerten Zusatzaufwand erstellbar sein.

Darüber hinaus ist es aus Effizienzgründen und zur Vermeidung von Übertragungsfehlern sinnvoll, dass die Daten des Projektcontrollings über Schnittstellen mit den weiteren Systemen des Unternehmens verknüpft sind.

Das Ende des „selbstgebauten“ Projektcontrollings

Damit wird auch klar, dass die Ära der früher gern genutzten selbst erstellten Exceltools im Projektcontrolling endgültig zu Ende gehen sollte. Solche Individualsoftwarelösungen sind immer noch beliebt, da sie flexibel und preisgünstig sind und gleichzeitig genau auf die individuellen Anforderungen abgestellt werden können.

In der Praxis werden aber selbst erstellte Tools auf Basis einer Tabellenkalkulationssoftware oft nicht mit der erforderlichen Sorgfalt entwickelt und gepflegt. Selbst wenn alle Best Practices dazu eingehalten werden, können sie nie mit der Sicherheit und Zuverlässigkeit moderner Softwarelösungen schritthalten. Weitere Schwachpunkte sind u.a. die fehlenden Schnittstellen zu den übrigen Unternehmenssystemen und die fehlende Revisionssicherheit.

Eine professionelle Projektcontrolling-Software erfüllt dagegen alle Anforderungen einer engen Projektsteuerung.

Fazit

Das Projektcontrolling ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Die Qualität der von dieser Funktion bereitgestellten Steuerungsimpulse entscheidet wesentlich mit über den Projekterfolg.

Deshalb sollte der Controlling-Funktion bereits bei der Projektplanung entsprechende Beachtung geschenkt werden mit:

• Ausreichenden personellen und finanziellen Ressourcen
• Speziell qualifizierten Mitarbeitern
• Den Anforderungen entsprechender Software
• Enger Verknüpfung mit allen weiteren Funktionen der Projektsteuerung

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Bildquelle https://pixabay.com/de/photos/notebook-eingabe-kaffee-computer-1850613/