SaaS im HR-Bereich

Was vor Jahren noch undenkbar erschien, ist heute dank stabiler Datenleitungen mit hohen Übertragungsraten für Unternehmen bereits selbstverständlich geworden: Software muss nicht mehr zwangsweise auf den Festplatten der Rechner sitzen. Sogenannte Software as a Service-Angebote, kurz SaaS, werden dabei immer beliebter.

Dieser Trend macht auch vor den Personalabteilungen nicht halt. Viele Tätigkeiten im HR-Bereich können durch Cloud Computing-Lösungen sicher und individuell unterstützt werden. Dieser Beitrag gibt einen Überblick.

Software as a Service als ein Teil des Cloud Computings

Das Angebot von SaaS Services ist eine spezielle Form des Cloud Computings. IT-Infrastruktur und Software werden bei solchen Modellen als Dienstleistung von externen Anbietern bereitgestellt und betrieben. Für die Nutzung solcher Dienstleistungen wird lediglich ein mit dem Internet verbundener Computer benötigt – die eigentliche Software und die darin verarbeiteten Daten liegen in der Cloud. Der Zugriff auf die Software des Kunden erfolgt dann in der Regel über einen Webbrowser.

Für die Nutzung des Services entrichtet der Kunde Gebühren an den Provider, der die Software zur Verfügung stellt und betreibt. Zur Entrichtung der Gebühren kann der Kunde meist zwischen verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten wählen. Wenn die Software on Demand genutzt wird, fallen die Gebühren nur für den genutzten Zeitraum an. Bei anderen Zahlungsmodellen wird ein vorher individuell oder pauschal festgelegter Betrag im Monat abgebucht.

Die Anwendungsbereiche und die Vorteile von SaaS

Inzwischen weithin etablierte Anwendungsbereiche von SaaS sind das Auftragsmanagement, die Finanzbuchhaltung und das Content Management. Zunehmend interessiert sich jedoch auch der HR-Bereich für Software as a Service-Modelle.

Tatsächlich bieten diese Modelle allerhand Vorteile. Für den Kunden sind sie oft kosteneffizienter, als wenn Softwarelizenzen selbst erworben werden müssen. Die eigene IT-Abteilung wird von Routineaufgaben wie Wartung, Sicherung oder Updates entlastet.

Der Anbieter von SaaS stellt nämlich nicht nur die Software nebst Tools bereit, sondern er übernimmt auch die Wartung und die Konfiguration inbegriffen regelmäßiger Upgrades und Updates. Hierzu zählt nicht nur, dass die SaaS-Lösung technisch einwandfrei läuft. Bei den Anbietern handelt es sich auch um fachlich spezialisierte Unternehmen. Sie stellen sicher, dass alle Softwarelösungen stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Mit Blick auf den Personalbereich sind hier insbesondere die Bereiche Datenschutz, Steuern und Sozialabgaben zu sehen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Lösungen skalierbar sind und damit an die Ansprüche des jeweiligen Kunden angepasst werden können. Das heißt, dass der Nutzer tatsächlich nur die Module implementiert und bezahlt, die er tatsächlich nutzt oder nutzen will. Man muss also nicht mehr wie früher eine kostspielige Komplettsoftware erwerben. Auch wenn sich die Bedürfnisse des Kunden ändern sollten, kann der SaaS-Anbieter flexibel reagieren und Module verändern beziehungsweise weitere zur Verfügung stellen.

SaaS bedeutet auch, dass von jedem internetfähigen Gerät aus auf die Software zugegriffen werden kann. Diese Eigenschaft erleichtert die Einrichtung von Home-Office-Lösungen auch im Personalbereich selbst. Auf diesem Weg kann die Personalabteilung zum Wegbereiter und Standardsetzer für unternehmensweit akzeptierte Home-Office-Regelungen werden.

SaaS-Einsatzmöglichkeiten im Personalbereich

In der Arbeit der HR-Bereiche gibt es vielfältige Anwendungsfelder für SaaS-Dienste.

Bei weitgehend standardisierten Leistungen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Zeiterfassung sind die externen Dienste mit einem hohen Niveau an Rechts- und Datensicherheit besonders effizient. Die angebotenen Lösungen sind auf Anbieterseite skalierbar und daher besonders kosteneffizient. Für die Unternehmen selbst ergibt sich dadurch ein unkomplizierter Zugriff auf die entsprechenden Dienste. Empolyee-Self-Service-Portale für die Erfassung von Urlaubs- und Fehlzeiten u.v.m. sind heute auch unter den Belegschaften akzeptierte Standards.

Zusätzliche Vorgänge wie z.B. die Berücksichtigung vermögenswirksamer Leistungen können leicht hinzugebucht werden. Hier ist mehr Flexibilität erforderlich, da solche betrieblichen Leistungen oft durch Betriebsvereinbarungen mit dem Betriebsrat individuell geregelt werden.

Doch auch in den Bereichen Personalverwaltung, Personalentwicklung oder Personalcontrolling müssen Personalabteilungen heute nicht mehr auf selbst entwickelte Individualsoftware zurückgreifen. Auch Vorgänge wie Jahresmitarbeitergespräche oder die Bewerberauswahl können heute mit Clouddiensten unterstützt werden.

Ein weiteres Einsatzgebiet mit Bezug zur Personalarbeit ist E-Learning. Gerade Pflicht-Fortbildungen für große Teile der Belegschaft – wie z.B. Geldwäsche- und Compliance-Schulungen im Bankensektor – können bequem vom Arbeitsplatz aus absolviert werden. Die rechts- und revisionssichere Dokumentation der Teilnahme wird durch die SaaS-Lösung sichergestellt.

IT-Sicherheit und Datenschutz bei SaaS-Modellen

Erfolgen Datenverarbeitung und -speicherung nicht mehr im Unternehmen selbst, sondern auf externen Servern bei Drittanbietern, dann steht oft die Frage nach Datenschutz und IT-Sicherheit im Raum. Gerade im Personalbereich, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden, treffen SaaS-Lösungen immer noch auf Skepsis in der Belegschaft.

Diese Bedenken sind jedoch unbegründet, sofern bei der Auswahl der Dienstleister und der Ausgestaltung der Serviceverträge entsprechende Sorgfalt angewendet wird.

Anbieter von HR-Cloudlösungen für in Deutschland ansässige Unternehmen unterliegen vollumfänglich den hiesigen gesetzlichen Vorgaben. Diese spezialisierten Anbieter, die ihre Leistungen ja für viele Unternehmen zur Verfügung stellen, haben oft mehr Ressourcen und tiefergehende Fachkenntnisse, um alle gesetzlichen Vorgaben sicher erfüllen zu können. Sie entlasten damit auch die einzelnen Personalabteilungen in den Unternehmen von der Notwendigkeit, selbst rechtssichere Lösungen zu entwickeln.

Auch IT-Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, abgesicherte Zugänge und Backupsysteme können von einem spezialisierten Dienstleister effizienter und meist sogar sicherer umgesetzt werden als im einzelnen Unternehmen.

Entsprechende Zertifikate und Regelungen in den Dienstleistungsverträgen stellen die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben zusätzlich sicher.

Die Personalabteilungen sind daher gut beraten, wenn sie bei Abschluss eines SaaS-Vertrages nicht nur die eigene IT-Abteilung, sondern auch die Rechtsabteilung hinzuziehen.

---------------------

Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/abonnieren-registrierung-anmeldung-3534409/