Notizen sind Trend – Was bedeutet das für Unternehmen

Mit der zunehmenden Informationsflut steigt auch das Bedürfnis, diese zu festzuhalten, zu ordnen und mit eigenen Gedanken zu ergänzen: Notizen und Notieren gehören heute zum Alltag, nicht nur von Wissensarbeitern. Diese dauerhafte Entwicklung ist für Unternehmen gleich mehrfach relevant.

Persönliche Notizen – auch aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken

Ein Arbeitsalltag ohne alle Arten von persönlichen Notizen ist heute kaum noch denkbar. Das geht weit über Telefonnotizen- und Besprechungsnotizen oder den schnellen Punkt für die Todo-Liste hinaus. Genauso werden Ideen, Entwürfe und Fragen festgehalten. Gelerntes aus Büchern, Schulungsmaterialien und Vorträgen wird mit eigenen Anmerkungen versehen und so auf die eigene Situation bezogen. Konzepte und neue Produkte entstehen oft aus Notizen, die immer weiter ergänzt werden.

Dabei wird die Grenze zwischen persönlicher Notiz und beruflicher Unterlage immer dünner. Teams arbeiten eng zusammen, Projektunterlagen werden weitergegeben, Erkenntnisse werden geteilt, vieles wird mit Anmerkungen und Ergänzungen zurückgegeben. All das spielt sich schon lange nicht nur in E-Mails und Dokumentenablagen ab.

Notizen sind zu einer unverzichtbaren Ergänzung der formellen Unterlagen geworden.

Die Folgen – ein Markt rund um das Erstellen und Verwalten von Notizen

Wie so oft, befördert auch hier ein Trend das Wachstum eines Marktes. Bezogen auf Notizen erleben einerseits die Hersteller klassischer Notizbücher und Schreibutensilien einen Aufschwung. In Bürowarenhandlungen und Katalogen füllen sich die Regale mit Notizbüchern aller Art, Ausstattung und Größe.

Ergänzt werden diese längst durch eine Vielzahl digitaler Notizen-Tools. Kein Smartphone wird heute noch ohne zumindest eine einfache Notizen-App ausgeliefert. Oft genug haben bereits diese einfachen Anwendungen verschiedenen Eingabemöglichkeiten von Tastatur über Sprachnotizen bis zum Smart-Pen, der Handschrift und Digital auf neue Weise verbindet.

Dazu kommt ein wachsender Markt ausgereifter digitaler Notizen-Apps mit zahlreichen Funktionen. Zu den bekannteren gehören Evernote oder das zur Office-Produktfamilie gehörende OneNote. Sie alle bieten umfangreiche Möglichkeiten, Notizen zu erstellen, zu organisieren, zu verschlagworten und zu suchen. Hinzu kommen Funktionen für die Zusammenarbeit im Team, für den Import und Export oder das Teilen einzelner Notizen.

Es ist möglich, mit diesen Tools ganze Wissens- und Dokumentenmanagementsysteme für ein Unternehmen aufzubauen.

Die Folgen – Die Ausstattung allein reicht nicht

Eine umfangreiche Ausstattung für das Anlegen und Verwalten digitaler oder handschriftlicher Notizen ist also heute schnell und preisgünstig zusammengestellt. Doch damit ist es nicht getan.

2 Faktoren stehen einem erfolgreichen Notizenmanagement noch im Wege:

• Umfang und Komplexität der Informationen
  Analoge wie digitale Notizbücher füllen sich immer schneller. Vieles hängt auf vielfältige Weise zusammen. Vernetztes Denken lässt sich schlecht in einer linearen Abfolge darstellen.
• Hohe Funktionsvielfalt digitaler Notizentools
  Moderne Apps biete sehr flexible Möglichkeiten, die Notizen zu organisieren, verschlagworten, kennzeichnen, bearbeiten, verknüpfen …

All das führt dazu, dass die eigenen Notizen schnell außer Kontrolle geraten. Was liegt wo und was gehört wohin? So wird das Tool, das eigentlich zur Effizienzsteierung gedacht war, schnell zum Zeitfresser.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist daher ein gutes System für die eigenen Notizen. Dieses muss nicht nur zur eigenen Denk- und Arbeitsweise passen. Es muss auch skalierbar sein und die über die Jahre hinzukommenden Notizen sicher aufnehmen. Bei einer Zusammenarbeit im Team muss das Organisationssystem auch so weit vereinheitlicht sein, dass sich alle Teammitglieder sicher darin zurechtfinden.

Es ist daher nicht erstaunlich, dass ein umfangreicher Markt mit Ratgeberliteratur rund um die Arbeit mit digitalen und analogen Notizen entstanden ist.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Marktchancen identifizieren

Hat Ihr Unternehmen bereits Kompetenzen und Erfahrungen auf den Gebieten Wissens- und Informationsmanagement? Dann sollten Sie überprüfen, ob sich daraus Möglichkeiten für neue Produkte oder gar Geschäftsfelder ergeben, die auf den Notizentrend aufsetzen können. Das kann von der Entwicklung spezifischer Softwarelösungen bis zum Angebot von Schulungen reichen.

Notizentrend auch im Marketing nutzen

Werbegeschenke und andere Giveaways haben weiterhin einen festen Platz im Marketingmix vieler Unternehmen. Um hier eine möglichst hohe Wirkung zu erzielen, sollten natürlich solche Dinge verschenkt werden, die auch tatsächlich dauerhaft genutzt werden.

Hier bietet gerade das Segment der handschriftlichen Notizen viel Potenzial für gern genutzte Werbegeschenke.

Je nach Zielgruppe sollten Notizbücher und Stifte als Werbeartikel zwischen praktisch/nützlich, emotional und hochwertig/elegant passend ausgewählt werden. Auch die Größe des eigenen Aufdrucks darf zwischen plakativ und dezent ausgewählt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Viele Menschen sehen das Schreiben mit der Hand – zusammen mit einem hochwertigen Notizbuch und Schreibgerät – heute regelrecht als Statussymbol an. Außerdem sind die Vorteile handschriftlicher Notizen überzeugend nachgewiesen.

Auf diesem Weg können sich Unternehmen den Notizentrend zu Nutze machen und über gen genutzte Alltagsgegenstände mit ihrer Zielgruppe in Kontakt bleiben.

Intern – die Voraussetzungen für eine aktive Arbeit mit Notizen schaffen

Die Mitarbeiter werden sowieso Notizen machen, egal ob das vom Unternehmen nun unterstützt wird oder nicht. Man schaue sich nur in den vielen Besprechungen um: Kollegen bringen Notizbuch und Stift mit oder öffnen Notebook und Tablet, um gleich digitale Notizen zu machen.

Wenn Unternehmen dieses Wissen und die Informationen für sich nutzen wollen, müssen sie die Voraussetzungen dafür schaffen. Dazu gehören u.a.

• Möglichkeiten und Regelungen für ein gemeinsames Dokumenten- und Notizenmanagement schaffen
• Vorauswahl und Bereitstellung von Apps und Geräten
• Regelungen zur Nutzung eigener Geräte (Bring your own Device)
• Schulungen und Trainings zur Arbeit mit Notizen

 Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/start-treffen-brainstorming-594090/