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Geschäftsbriefe nach DIN 5008 – Warum ist das wichtig?

Wir sind in unserem Alltag von Richtlinien und Normen umgeben und es werden immer mehr. Nicht immer erschließt sich uns der Sinn dieser Regelflut. Schließlich kann doch jeder Briefe schreiben – das funktioniert im Privatbereich natürlich auch tatsächlich ohne Einhaltung von bestimmten Gestaltungsrichtlinien.

Nicht aber in der Korrespondenz mit Geschäftspartnern. Denn der Brief oder die E-Mail sind die Visitenkarte des Unternehmens und über dieses Aushängeschild wird die Firma von Außenstehenden bewertet. Warum sollte ein Kunde einem Unternehmen sein Vertrauen schenken, wenn dieses noch nicht mal in der Lage ist, einen vernünftigen Brief zu schreiben?

DIN 5008 regelt die Gestaltung, aber nicht den Inhalt

Die Norm DIN 5008 regelt die Gestaltung der Textverarbeitung und gehört somit zu den grundlegenden Normen im Büro- und Verwaltungsbereich. Heute erfolgt die Erarbeitung und der Erlass der Norm vom nationalen Gremium Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen, Arbeitsausschuss NA 043-03.

Sie legt den typografisch korrekten Gebrauch von Satzzeichen, Rechenzeichen, Schriftzeichen für Wörter, Zahlengliederungen und Formeln für die Textverarbeitung fest. Außerdem gibt sie eine Anleitung, wie bei Gliederungen von Texten und dem Aufbau von Tabellen übersichtlich und zweckmäßig vorgegangen wird.

Die DIN 5008 war bis 1996 ausschließlich auf das Schreiben mit der Schreibmaschine ausgerichtet – erst seit einer Neufassung ist auch die Gestaltung mit Textverarbeitungsprogrammen ein neuer Gegenstand der Norm.

 

Geregelt werden u. a. folgende Dinge:

Wie sollte das Anschriftenfeld aussehen, damit es in einem DIN-Fensterumschlag, zum Beispiel von brief-huellen.de, passt?

  • An welcher Stelle im Brief kommen Datum, Betreff und Infoblock?
  • Wie wird eine Telefonnummer geschrieben?
  • Wie wird ein Anlagevermerk verwendet?

Nur ein leserfreundliches und übersichtliche Schriftstück macht einen guten Eindruck

Es ist wichtig, dass in dem gesamten Unternehmen auf ein einheitliches Erscheinungsbild der Korrespondenz geachtet wird und nicht nur in einer einzigen Abteilung oder in einem Sekretariat. Genauso, wie eine Corporate Identity festgelegt wird, sollten auch Gestaltungsregeln für alle Firmenschreiben vorgeben werden. Dabei sollte die DIN 5008 eingehalten werden, denn sie liefert das Gerüst hierfür.

Natürlich muss sich niemand exakt an die Empfehlungen des Normenausschusses halten, denn es sind nur Empfehlungen und niemand ist gezwungen, diese einzuhalten. Jedoch ist es trotzdem nicht sehr sinnvoll, von diesen in der Geschäftswelt allgemein anerkannten Regeln stark abzuweichen.

 

 

Beispiel für einen Geschäftsbriefbogen gemäß DIN 5008

Datum

Die letzte Überarbeitung empfiehlt die internationale Schreibweise Jahr-Monat-Tag. Demnach 2015-07-03 für den 3. Juli 2015. Zusätzlich erlaubt die DIN auch: 03.07.2015 oder 03. Juli 2015.

Anschriftenfeld

Im Anschriftenfeld stehen neun Zeilen zuzüglich der Zeile für die Sendeangabe zur Verfügung. Dabei teilen sich die Zeilen in folgende Bereiche auf:

  • Sendeangabe
  • Zeilen 3 bis 3 Zusatz- und Vermerkzone
  • Zeilen 4 bis 9 Anschriftenzone

Betreffzeile

Die Betreffzeile ist zwei Zeilen unterhalb des Anschriftenfelds zu platzieren. Bei kürzeren Anschriften sind demnach immer nach der neunten Zeile noch zwei Zeilen freizuhalten. Die früher verwendeten Einleitungen wie „Betr.“, „Betreff“ oder „Betrifft“ entfallen. Am Ende können werbliche Satzzeichen Verwendung finden, wie beispielsweise Ausrufezeichen, allerdings keine Punkte. Ein Betreff darf sich auch über mehrere Zeilen erstrecken. Sinnvoll ist es, die Betreffzeile durch Fettdruck hervorzuheben.

Anrede

Die korrekte Anrede erfolgt linksbündig mit einem Abstand von zwei Zeilen zur Betreffzeile. Nach der Anrede folgt eine weitere Leerzeile.

Text

Hier lautet die Empfehlung der DIN für die Schriftart: Zugunsten einer guten Lesbarkeit sollte im laufenden Text keine Schrift Verwendung finden, die kleiner als 10 Punkte ist. Ebenfalls ist auf ausgefallene Schriftarten, wie beispielsweise Schreibschrift oder andere schlecht lesbare Designschriftarten, zu verzichten. Ausgefallene Schriftstile, wie Kapitälchen, sorgen ebenfalls für eine schlechte Lesbarkeit. Bewährt haben sich im Geschäftsbriefverkehr die Schriftarten Times, Arial und Helvetica.

Zahlen

Die DIN 5008 empfiehlt bei Zahlen, diese mithilfe von Leerzeichen jeweils nach drei Ziffern zu gliedern. Dies gilt auch für Zahlen mit Nachkommastellen – hier erfolgt die Gliederung immer rechts und links des Kommas. Ungefähre und runde Werte dürfen auch ohne Kommastellen geschrieben werden.

Telefonnummer

Eine Vorwahl wird immer durch einen Leerschritt von der folgenden Telefon-Nummer abgesetzt – Durchwahlnummern sind mit einem Bindestrich an die Hauptnummer anzuhängen.

Grußformel

Nach dem Text folgt mit dem Abstand einer Zeile die Grußformel. Soll diese noch die Firmierung enthalten oder eine Bezeichnung genannt werden, so ist dies mit einem Abstand von einer Zeile zur Grußformel zu platzieren. Bei Bedarf kann der Name auch auf mehrere Zeilen verteilt werden.

Unterschrift

Hier legt die DIN 5008 keine bestimmte Anzahl an Leerzeilen fest. In der Regel reichen drei Leerzeilen. Da viele Unterschriften nur schlecht lesbar sind, sollte der Vor- und Zuname des Unterzeichners mit einem voll ausgeschriebenen Vornamen unterhalb der Unterschrift in Maschinenschrift platziert werden.

Anlagen

Wer auf dem Schreiben beigefügte Anlagen verweisen möchte, kann dies mit dem Abstand von einer Leerzeile zu der Wiederholung des Vor- und Zunamens der unterzeichnenden Person machen. Die DIN 52008 sieht für das Wort „Anlage(n)“ eine Hervorhebung durch Fettdruck vor. Es wird empfohlen, die Anlagen aufzuzählen. Nach dem Begriff folgt kein Doppelpunkt. Ist das Schriftstück ohne Unterschrift, so erfolgt der Anlagevermerk mit einem Abstand von drei Zeilen zum Text.

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Bild: © istock.com/Squaredpixels

 

 

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