themanagement.de

Home

Suche

Publikationen

Engl. Portal

Life-Links

Newsletter

 RMP

Über themanagement

 

 

Große Entlastung der Personalabteilungen durch eine Intranet-Applikation

 

Aktion zur Altersversorgung bei DaimlerChrysler jetzt eine Business-to-Employee Lösung

 

 

Seit drei Jahren bekommen im November MitarbeiterInnen der DaimlerChrysler AG Post von ihrem Arbeitgeber, in der sie über die Aktion "Versorgungskapital zur Wahl" (VKzW) informiert werden. Die Beschäftigten haben die Möglichkeit, eine künftig entstehende Ergebnisbeteiligung als Altersversorgung anzulegen, um damit die eigene Altersversorgung  zusätzlich zur Betriebsrente auszubauen.

Dies bedeutete in der Vergangenheit für die Personalbereiche, die die Aktion betreuten und koordinierten, alle Werke mit den notwendigen Unterlagen anzuschreiben, den Rücklauf der Zeichnungen zu überwachen, die dann maschinell eingelesen wurden, bearbeitet und archiviert - bei der Größe des Konzerns und der Anzahl der Mitarbeiter  jährlich eine Herausforderung. Denn immerhin können bundesweit über 100.000 MitarbeiterInnen der DaimlerChrysler AG teilnehmen. Vorausgesetzt, sie erfüllen die Teilnahmebedingungen: Mindestalter 30 Jahre und eine mehr als dreijährige Betriebszugehörigkeit sind notwendig.

Erschwerend kommt hinzu, dass für die Abwicklung der gesamten Aktion nur ein enger Zeitrahmen von vier Wochen vorgesehen ist.

In dieser Zeit wurde bisher der Rücklauf der maschinell eingelesenen Zeichnungen der Mitarbeiter erfasst und eine Kopie als Zeichnungsbestätigung an die Mitarbeiter zurückgeschickt. Problematisch bei der Erfassung waren immer wieder  irrtümlich vom Mitarbeiter verwendete Formulare aus  vorhergehenden Aktionen oder durch den Versand beschädigte Belege. In diesen Fällen war eine aufwendige manuelle Nacherfassung notwendig.

 

Dank einer neuen Intranet Anwendung lässt sich nun vieles schneller und einfacher erledigen. Die interne Abwicklung wurde beschleunigt und für alle Beteiligten komfortabler und transparenter gestaltet. Ausgangspunkt für die Umstellung auf die Intranet Lösung ist, dass bei der Abwicklung der Zeichnungsaktion jedes Jahr Routinevorgänge auftreten - wie die Überprüfung der Personalien und der Zugangsberechtigung, die effizient organisiert werden sollten.

Deshalb ist das bestehende Intranet um eine spezielle Applikation ergänzt worden: Ihre Entscheidung können alle berechtigten DaimlerChrysler-Mitarbeiter jetzt per Mausklick treffen. Möglich macht dies eine Entwicklung der Stuttgarter Firma Danet Internet Solutions GmbH (Danet IS), die in nur drei Monaten die Vorgaben des Automobilunternehmens technisch umsetzte. Mit Danet IS hat DaimlerChrysler schon in anderen Bereichen, etwa bei der Entwicklung eines Mitarbeiterverzeichnisses im Intranet gut zusammengearbeitet.

Auch diesmal erwartete die Stuttgarter Internet-Spezialisten eine interessante Aufgabe: Denn es ging darum, komplexe versorgungstechnische Inhalte aufzubereiten und den Mitarbeitern eine benutzerfreundliche Anwendung zur Verfügung zu stellen, mit der sie unkompliziert und leichtverständlich Entscheidungen zur Aktion VKzW treffen können." berichtet Tobias Hummel, Bereichsleiter Application Integration bei Danet IS.

Vom Auftraggeber DaimlerChrysler gab es dazu eine ganze Reihe von Vorgaben. Unter anderem sollte bei der Gestaltung der Benutzeroberfläche ein hoher Wiedererkennungswert garantiert sein, damit sich alle Mitarbeiter spontan und ohne Anstrengung in der Anwendung zurecht finden konnten. So ähneln die Sites in Aufbau und Gestaltung den jetzt bereits bekannten Formularen zum Thema VKzW.

 

Doch bevor ein Mitarbeiter nun mit wenigen Klicks seine Zeichnung bekannt geben kann, muss er sich zunächst identifizieren. Dazu werden seine Personaldaten abgefragt und der Zugriff gegen die Personaldaten geprüft. Ist die Berechtigung geklärt,  wird der Mitarbeiter je nach Art der Beschäftigung und Funktion Schritt für Schritt vom System durch die Formulare geleitet, die er am Bildschirm ausfüllen kann. Zudem ist die Anwendung auch so gestaltet, dass fehlerhafte Eingaben bei der Auswahl der Optionen der Anlagebeträge nicht möglich sind. Und sollte es während der Zeichnung doch einmal Unsicherheiten geben, kann der Anwender auf Online-Hilfetexte zurückgreifen oder sich Rat bei einem Call Center einholen. Sind alle Schritte erfolgreich ausgeführt,dann sorgen eingebaute Kontrollmechanismen dafür, dass der Mitarbeiter in kürzester Zeit eine Bestätigung seiner Zeichnung erhält, die das System einmal in der Woche generiert. Für den Erhalt einer guten Performance erfolgt dies immer nachts und wird von der Druckerei am folgenden Tag ausgedruckt und am selben Tag verschickt. Spätestens nach einer Woche hält der Mitarbeiter seine Bestätigung in den Händen. Das Fazit: Der zeitliche und verwaltungstechnische Aufwand zur Aktion wurde erheblich reduziert. Jeder Zugriffsberechtigte kann nun mit einem gängigen Browser von seinem Arbeitsplatz aus in nur wenigen Minuten den Vorgang abschließen. Die Resonanz fällt positiv aus. Rund 64 Prozent der teilnehmenden Mitarbeiter nutzen bereits das Intranet für die Abgabe ihrer Erklärung.

 

 

Nicht alle berechtigten Mitarbeiter verfügen über einen direkten Zugang zum Firmenintranet. Für sie gibt es eine komfortable Alternative. Denn sie können sich während der Laufzeit der Aktion - von Mitte November bis Mitte Dezember eines Jahres - an ein eigens eingerichtetes Call Center wenden und ihre Daten telefonisch durchgeben. Bei der letzten Aktion wurden Mitarbeiterinnen im Erziehungsurlaub für diese Aufgabe eingesetzt. Nach einer kurzen Einweisung und Schulung konnten diese Kolleginnen bereits die Anrufe aller derjenigen entgegennehmen, die ihre Zeichnung telefonisch durchgeben wollten - immerhin waren das rund ein Drittel. Vor allem bei Rückfragen der Anwender, bei Unstimmigkeiten mit der Identifizierung oder wenn es um Auskünfte zu getätigten Zeichnungen geht, kommen die Call-Center-Mitarbeiter zum Einsatz. Auch sie nutzen dazu die speziell von Danet IS für DaimlerChrysler entwickelte Anwendung. Danet IS Bereichsleiter Hummel erklärt: "Die effiziente Bearbeitung der telefonischen Anfragen war  ein wichtiges Ziel. Deshalb haben wir auf eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche auch für das Call Center und eine einfache Bedienung mit der Tastatur geachtet, die vieles Klicken per Maus überflüssig macht."

Eine Lösung, die von den Call-Center-Mitarbeiterinnen sehr geschätzt wird, da sie ja keine professionellen Agents sind, war diese Anzahl von Gesprächen nur , mit einer Anwendung zu bewältigen, die zuverlässig und einfach zu bedienen war." Ihr Fazit: "Wir sind sehr zufrieden, weil wir dadurch erheblich schneller und sicherer arbeiten konnten, als bisher." Über die Möglichkeit der reinen Eingabe von Daten hinaus hat die Applikation aber für den Personalbereich noch mehr Service zu bieten.

Eigens für die Aktion werden Stammdaten wie zum Beispiel Name, Adresse, Personalnummer auf die Applikation übernommen, um nach der Aktion die Zeichnungsbestätigungen und Abrechnungsdateien erstellen zu können. Ein interessanter Aspekt ist die Möglichkeit, jetzt die Zeichnungshistorie eines Mitarbeiters nachzuvollziehen zu können. Dazu dient die Archivierung: Nicht nur die letzte, sondern auch alle bisherigen Entscheidungen können mitsamt Änderungen gespeichert und bei möglichen Reklamationen zu Rate gezogen werden. Darüber hinaus ist der Zugriff auf werksübergreifende Stammdaten gegeben. Geänderte Stammdaten brauchen bei Versetzungen nicht mehr von einem Werk zum anderen verschickt werden, sie sind gleich im Intranet zu finden. Dies brachte eine weitere zusätzliche Ersparnis des Verwaltungsaufwandes.

Nach Abschluss einer Aktion können Auswertungen automatisch vom System erstellt werden: Anzahl der Zeichnungen gruppiert nach Werken, nach Beschäftigungsgruppen, Zahlen zur Akzeptanz des Call Centers und Zeichnungen über das Intranet.

 

 

 

Die Realisierung

Bei der technischen Umsetzung wurde vor allem die dezentrale Ausrichtung des Unternehmens berücksichtigt. "Wir mussten ja allen Berechtigten, den Call- Center-Mitarbeitern und dem Personalbereich, die Möglichkeit eines Zugriffs geben", erklärt Tobias Hummel. "Deshalb wurde die VKzW-Applikation als Java-Servlet mit Datenbank-Anbindung realisiert." Dank der Verwendung von html zur Seitenbeschreibung können  alle Anwender mit einem gewöhnlichen Web-Browser das System bedienen. Aber nicht nur Komfort war bei der Entwicklung des Konzepts für Danet IS ein großes Thema.  "Gerade bei solch sensiblen Daten ist eine sichere Übermittlung auch im Intranet enorm wichtig", so Hummel. Deshalb werden sie automatisch per Secure Socket Layer (SSL) verschlüsselt und gegen unbefugten Zugriff geschützt.

Um die ganze Aktion durchführen zu können, sind zwei Schnittstellen zu den bestehenden Datenbanken der DaimlerChrysler AG nötig. Zu Beginn werden die aktuellen Personaldaten in die VKzW-Datenbank importiert und am Ende die Abrechnungsdaten exportiert und an die Personalsysteme zur Weiterverarbeitung wieder zurück geleitet. Grundsätzlich werden dabei alle Mitarbeiter des Konzerns in die Datenbank übernommen. Individuelle Anfragen nach Teilnahmebedingungen lassen sich damit unproblematisch und schnell klären.

 

 

Das Modell

Die Mitarbeiter der DaimlerChrysler AG erhalten die Wahlmöglichkeit, eine zukünftig entstehende Ergebnisbeteiligung als Altersversorgung anzulegen. Teilnahmeberechtigt sind alle Betriebsangehörigen, die das 30. Lebensjahr vollendet haben und mindestens drei Jahre beschäftigt sind. Die Wahl des Mitarbeiters kann sich nur auf zukünftige Versorgungsansprüche beziehen. Unternehmen und Mitarbeiter können jedes Jahr neu entscheiden.

 

 

 

12.06.01    

Danet Internet Solutions GmbH     Marketing/Vertrieb