Personaleinsatzplanung in der Logistikbranche – Herausforderungen und Perspektiven

 

 

 

von Elke Jäger, Director Marketing, ATOSS AG

 

 

„Humankapital“ ist das Unwort des Jahres 2004. Dabei bedeutet der Begriff nichts anderes, als dass Unternehmen den Menschen zunehmend als wertvollen Bestandteil ihres Betriebes ansehen. Besonders die personalintensive Logistikbranche muss ihre  Mitarbeiter als wichtigen Wettbewerbsfaktor verstehen und lernen, sie als „strategische Waffe“ kundenorientiert und kostenoptimiert einzusetzen.

 

Die Logistik ist längst ein entscheidender Faktor für das Bestehen und den Erfolg regional und global operierender Unternehmen. Gesamtwirtschaftlich gesehen betrugen die Logistikaufwendungen in den Ländern der EU im Jahr 2003 rund 600 Milliarden Euro. Etwa ein Viertel davon entfiel auf Deutschland.

 

Trotz technischer Fortschritte sind logistische Dienstleistungen äußerst personalintensiv und vor allem stark von saisonalen und auftragsbezogenen Schwankungen abhängig. Deswegen sind gerade hier Systeme zur Personaleinsatzplanung (PEP) ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, mit deren Hilfe Optimierungseffekte erzielt werden können, ohne die Logistik-Dienstleister mittelfristig dem wachsenden Wettbewerbsdruck nicht standhalten können. Gerade in lohnintensiven Ländern wie Deutschland wird die optimierte PEP somit zu einem strategischen Instrument.

 

Wie aber plant man den Personaleinsatz im Logistikbereich? Wie erstellt man eine Planung der Personalressourcen optimalerweise und wie setzt man diese in Bezug zu anderen Geschäftsprozessen? Hierbei gilt es vor allem, vier Schritte zu beachten:

·         Die Ermittlung des Personalbedarfs

·         Die Gestaltung der Arbeitszeitmodelle

·         Die operative Personaleinsatzplanung

·         Das Arbeitszeitmanagement

 

Ziel einer Bedarfsanalyse ist eine möglichst genaue Beschreibung des Personalbedarfs innerhalb eines in eng definierte Teilschritte unterteilten Zeitraums. Diese Daten bilden die Basis einer Prognose. Optimalerweise sollte man den Prozess selbstlernend gestalten. Das heißt: durch einen kontinuierlichen Abgleich der Prognosen mit dem tatsächlichen Arbeitsanfall die Genauigkeit der Vorhersagen durch kontinuierliche Anpassung zu erhöhen.

In der Produktionslogistik bietet sich beispielsweise eine enge Verbindung zwischen Produktionsplanungs- und Steuerungssystemen (PPS-Systemen) und der Personaleinsatzplanung an, da die Arbeitskraft hier zur Erledigung einzelner, den Auftragsdaten entsprechender Arbeitsschritte gesehen werden kann. In der Lagerumschlagslogistik erfüllt diese Aufgabe ein Auftragssteuerungssystem.

In beiden Fällen muss bei der Personaleinsatzplanung jedoch die Möglichkeit gegeben sein, auch kurzfristig auf Unregelmäßigkeiten reagieren zu können – seien es kurzfristige Krankheitsfälle, verspätete Eingänge von Waren oder verkehrs- und witterungsbedingte Verzögerungen.

 

Kurzfristige Flexibilität setzt eine entsprechende Gestaltung der Arbeitszeitmodelle voraus. In einer Gemeinschaftsstudie von ATOSS, DEKRA Akademie und Süddeutscher Zeitung wurden Personalverantwortliche aus 255 Unternehmen zu ihrem Verständnis von Personalmanagement befragt. Die folgende Grafik zeigt die heute bereits eingesetzten Arbeitszeitmodelle sowie jene, die in Zukunft geplant sind.

 

 

 

 

 

Abb. 1: Die dargestellten Modelle schließen einander nicht aus, sondern existieren in vielen Betrieben bereits parallel.

 

 

Auch hier ist eine umfassende Analyse zu empfehlen. Zu den festen Rahmenbedingungen zählen Einflussfaktoren wie gesetzliche Arbeitszeitbestimmungen, Tarifrecht und Betriebsvereinbarungen. Ziel muss es sein, die Personalressourcen optimiert zu planen, also Über- und Unterdeckung möglichst zu verringern.

Die Einrichtung von Zeitkonten über einen möglichst weitgefassten Abschnitt – bewährt hat sich hierfür der Zeitraum eines Jahres – ist eine gute Maßnahme, einen geeigneten Rahmen für eine weitgehende Arbeitszeitflexibilisierung zu finden. Die Steuerung der Arbeitszeiten in diesem Rahmen muss in enger Abstimmung mit den Mitarbeitern und dem Betriebsrat erfolgen und sollte es den Arbeitnehmern erlauben, ihre Freizeit- und Urlaubsansprüche sowie die Arbeitszeiten ihren persönlichen Bedürfnissen anzupassen. Über ein Personaleinsatzplanungssystem behalten die Verantwortlichen die Kontrolle sowie den steten Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden und anfallenden Kosten.

 

Die Synchronisation von Arbeitszeit und Aufträgen bildet den optimierten Personaleinsatz. Dabei sollen Über- und Unterstunden vermieden werden, da sie unnötige Kosten verursachen. Um den operativen Personaleinsatz planen zu können, müssen beispielsweise die Mitarbeiter den anfallenden Aufgaben oder Aufträgen, den Arbeitsplätzen sowie den Arbeitszeiten zugeordnet werden. Daraus entstehen Einsatz-, Schicht- und Dienstpläne. Die Herausforderung hierbei liegt in der Beachtung der Qualifikationen und der tatsächlichen Verfügbarkeit der benötigten Mitarbeiter sowie der tariflichen und gesetzlichen Regelungen – mit ständigem Blick auf die Personalkosten. In der Praxis unterscheidet man meist solche Parameter, die zwingend einzuhalten sind – wie gesetzliche Ruhezeiten oder maximal zulässige Arbeitszeiten – und solche, die nach Möglichkeit eingehalten werden sollten, z.B. Arbeitszeitwünsche der Mitarbeiter. Hier muss nach Priorität zwischen den Wünschen der Mitarbeiter und den wirtschaftlichen Interessen der Unternehmen abgewogen werden. Während Überstunden etwa kurzfristig die Personalkosten steigen lassen, kann ein Motivationsverlust unter den Mitarbeitern dagegen langfristig zu enormen Kosten führen, die nicht unterschätzt werden sollten.

 

Durch eine enge Verknüpfung mit dem Arbeitszeitmanagement erhalten die Verantwortlichen einen deutlichen Überblick über die Konsequenzen ihrer Planung – etwa Kosten für Überstunden oder Minderauslastung. Außerdem liefert es die Daten für eine kurzfristige Disposition im Rahmen der Personaleinsatzplanung, falls beispielsweise Mitarbeiter wegen Krankheit oder anderer Aufgaben ersetzt werden müssen. Für ein effizientes Arbeitszeitmanagement empfiehlt es sich daher, etwa die folgenden Fragen vor Augen zu haben und beantworten zu können:

 

·         Wer fehlt, obwohl seine Schicht gerade begonnen hat?

·         Wer ist tatsächlich anwesend oder kann kurzfristig als Ersatz gerufen werden?

·         Wie hoch sind Überstunden- und Ausfallquoten verschiedener Abteilungen im Vergleich?

·         Welche Entgelt-relevanten Bestandteile, z.B. Zuschläge, ergeben sich aus den Arbeitszeiten?

·         Wie ist der Stand der Zeitkonten im Abteilungsvergleich?

 

 

Das Arbeitszeitmanagement bereitet Daten so auf, dass für die künftige Arbeitszeitgestaltung geplant werden kann. Dadurch steht die PEP für eine permanente Überarbeitung und daraus folgende Optimierung offen. Fallen etwa zu bestimmten Zeiten besonders viele Überstunden an, kann in der Zukunft vorab mit einem erhöhten Mitarbeiterbedarf gerechnet und zusätzliches Personal frühzeitig eingeplant werden. So wird das Aufkommen teurer Überstunden von vornherein verhindert. Um so ein komplexes Thema zuverlässig planen zu können, braucht es neben fachlicher Beratung auch entsprechende Tools. Dabei sollte eine integrierte Software auch externe Mitarbeiter, etwa von Zeitarbeitsfirmen oder Lieferanten, berücksichtigen können.

 

Ein gutes Praxisbeispiel für eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung ist die Österreichische Post AG. Eine integrierte Software für Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung, die ATOSS Staff Efficiency Suite, ermöglicht den sechs bundesweiten Logistikzentren eine bedarfsgerechte Personaleinsatzplanung. Durch die Verwaltungsvereinfachung und Personaloptimierung werden jährlich rund eine Million Euro eingespart.

 

 

 

 

Abb. 2: Der Bedarf an Spezialsoftware für Personaleinsatzplanung und Integrierten Arbeitszeitmanagement-Systemen wird in Zukunft deutlich steigen.

 

 

Wie komplex die Personaleinsatzplanung in den sechs Logistikzentren der Post ist, zeigt sich anhand der über 2.000 Arbeitszeitmuster, 290 Verrechnungskategorien und Abrechnungsmuster sowie rund 1.800 Schichtzyklen, die aufeinander abgestimmt werden müssen. Früher erfolgte die Planung manuell und zeitraubend auf Papier. Eine hohe Fehleranfälligkeit durch manuelle Datenpflege und Mehrfachdatengenerierung sowie ein enormer Administrationsaufwand bestimmten die tägliche Arbeit.

 

Die Optimierung der Verwaltungsarbeiten in den sechs bundesweiten Logistikzentren erfolgte stufenweise. Der Einsatz der Lösung hat hinsichtlich der Arbeits- und Servicezeiten viel verändert. Zum Beispiel entstand ein Springerpool aus Teilzeitkräften, mit dessen Hilfe Arbeitsspitzen abgedeckt werden. Auch das Fremdpersonal wird über das System gesteuert, was erheblich zur Kosteneinsparung und Qualitätssteigerung beiträgt. Durch das neue System konnte rund ein Prozent der 4.700 Mitarbeiter eingespart bzw. für andere Aufgaben eingesetzt werden. Das System erfasst in den einzelnen Logistikzentren zwischen 150 und 1.200 Mitarbeiter, und berücksichtigt auch die Arbeitszeitwünsche Einzelner . Dadurch steigt die Zufriedenheit am Arbeitsplatz, einem maßgeblichen Faktor des Unternehmenserfolges.

Durch die genaue Aufzeichnung der geleisteten Stunden ist eine rasche und sehr flexible Disposition möglich. Das integrierte Management-Informations-System liefert auf Knopfdruck Österreich-weite detaillierte Kostenanalysen. 

 

Auch komplexe Was-Wäre-Wenn-Szenarien zu möglichen Planungssituationen lassen sich erarbeiten und darstellen. Verschiedene Auswertungsvarianten und das Erstellen von Benchmarks innerhalb eines Standorts aber auch überregional, machen die Softwarelösung zu einem wichtigen Instrument. Neben den direkten Einsparungen über die verbesserte und kostenoptimierte Planung und Verrechnung entstehen so viele Qualitätsverbesserungen, die sich in der täglichen Arbeit schnell bemerkbar machen.

Durch die flexiblere Personaleinsatzplanung kann die Österreichische Post eine jährliche Einsparung von rund einer Million Euro verbuchen. Das entspricht einem ROI von neun bis zehn Monaten.

 

Gerade angesichts der aktuellen politischen Diskussion um flexible Arbeitszeitmodelle kann eine Personaleinsatzplanung, wie sie hier vorgestellt wurde, einen erheblichen Beitrag dazu leisten, gleichzeitig die Bedürfnisse der Unternehmer sowie die ihrer Mitarbeiter zu erfüllen. Die unter besonderem Kosten- und Wettbewerbsdruck stehenden Logistikunternehmen müssen sich schleunigst dieser Herausforderung stellen, um im nationalen und internationalen Vergleich nicht auf der Strecke zu bleiben.

 

 

Der Beitrag erscheint mit freundlicher Genehmigung der ATOSS AG

 

ATOSS AG

Am Moosfeld 3

81829 München

 

 

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