Diese drei Hinweise sollten Sie beachten, wenn Sie Ihre Organisation für Notizen in Evernote entwickeln

Evernote ist ein weit verbreitetes und beliebtes Notizentool. Viele Anwender organisieren damit nicht nur ihr Privatleben, sondern auch Beruf, Fortbildung oder ihr Unternehmen. Dabei kann Evernote zahlreiche Funktionen einnehmen – von Wissensspeicher und Ideensammlung bis zu Arbeitsunterlage, Kartei, Aufgabenplanung und vieles mehr.

Die große Stärke von Evernote ist die flexible Organisationsstruktur. Basierend auf Notizbüchern und der Möglichkeit, Notizen mit Schlagworten zu versehen können die Inhalte ganz nach Bedarf organisiert werden. Zusätzlich unterstützt eine leistungsstarke Suche beim Wiederfinden wirklich aller Informationen. Daneben helfen Notizlinks, Inhaltsverzeichnisse, Übersichtstabellen und geschickt gewählte Namenskonventionen bei der Verwaltung der abgelegten Notizen.

Diese enorme Flexibilität stellt den Anwender jedoch vor die Herausforderung, die für sich passende Organisationsstruktur zu finden. Im Internet gibt es zahlreiche Erfahrungsberichte, in denen Nutzer ihre Notizenorganisation schildern. (Sehr oft zitiert wird z.B. diese englischsprachige Beschreibung des amerikanischen Autors Michael Hyatt). Solche Berichte sollten aber eher der Inspiration dienen, als dass man sie „blind“ nachbauen sollte.

Jeder Anwender nutzt Evernote etwas anders, denn jeder löst mit diesem Tool andere Aufgaben und jeder hat seinen individuellen Arbeitsstil. Mit etwas Überlegung, Inspiration und auch etwas Ausprobieren kann jedoch im Laufe der Zeit seinen jeder Anwender seine individuelle Notizenorganisation entwickeln.

Diese drei Tipps können den Weg zu dieser eigenen Organisationsstruktur erleichtern.

Hinweis: Die nachfolgenden Abschnitte sind ein Auszug aus der Anleitung Das Evernote-Durchstarter-System - In 7 Schritten zu Deiner persönlichen Organisation - Alles effizient ablegen und schnell wiederfinden >> Hier mehr erfahren und bestellen >>

Eine Organisationsstruktur für Evernote ist nie ganz fertig

Ihre perfekte Organisation in Evernote wird nie ganz fertig sein. Sie erreicht aber irgendwann einen "gefestigten Zustand" in dem Sie nur noch selten gravierende Änderungen vornehmen.

Ihr Ziel sollte es sein:

• den Weg zum gefestigten Zustand möglichst kurz halten und dabei
• mit möglichst wenigen Totalumbauten Ihrer Organisationsstruktur auskommen.

Mit Totalumbauten bezeichne ich hier weitreichende Veränderungen Ihrer Organisation, bei denen Sie wesentliche Elemente wie Notizbuch- und Schlagwortstruktur komplett neu aufsetzen.  Diese werden gerade in der Anfangszeit nicht ganz zu verhindern sein. Sie sollten aber nicht zu oft vorkommen.

Weiterhin sollten Sie Ihre Evernote-Organisation bei Bedarf und in größeren Abständen überprüfen. Neue Themen und Inhalte kommen hinzu, andere werden doch weniger als erwartet genutzt. Wenig genutzte Schlagworte oder Notizbücher sollten Sie möglichst mit anderen zusammenlegen. Außerdem sollten gerade Schlagworte auf Überschneidungen und Doppler, z.B. durch Synonyme oder Schlagworte, überprüft werden.

Die Gedankliche Inhaltsbeschreibung

Erstellen Sie eine gedankliche Inhaltsbeschreibung für alle Organisationselemente die Sie anlegen. Damit legen Sie grob die inhaltlichen Grenzen fest – was gehört alles hinein und was nicht.

Hintergrund ist, dass viele Begriffe enger und weiter ausgelegt werden können. Wenn Sie diese Grenzen vorab definieren, fällt es Ihnen später leichter, Informationen richtig zuzuordnen.

Beispiel:

Ich habe ein Notizbuch „RMP-Content“. Dort wird – wie der Name schon sagt – alles abgelegt was mit erstellten Inhalten unter dem Dach RMP / Die Strategieexperten zu tun hat: Ideen und Unterlagen für Blogartikel, Videos Podcastepisoden und Social-Media-Inhalte, Texte, Geschichten fürs Storytelling usw.

Nicht dort abgelegt wird aber

• alles was mit unseren Infoprodukten zu tun hat (E-Books, kostenfreie Goodies für Newsletterabonnenten, dieser Onlinekurs)
• alles was mit unseren weiteren Webprojekten zu tun hat (managementportal.de, www.papageienblog.de und zwei ältere englische Projekte)

Diese gedankliche Inhaltsbeschreibung kann sich im Laufe der Zeit ändern. Sie kann weiter, aber auch enger werden. Wichtig ist nur, dass Sie zu jeder Zeit die klare Abgrenzung kennen – was gehört hinein und was nicht.

Tipp:

Gerade in der Anfangsphase kann es hilfreich sein, diese Inhaltsbeschreibung nicht nur gedanklich, sondern auch auf Papier oder in einer Evernote-Notiz festzuhalten. So können Sie im Zweifelsfall jederzeit nachschauen.

Arbeiten Sie mit einem Zwischenlager – Sie müssen nicht alles sofort zuordnen

In der Anfangszeit werden Sie sehr oft vor der Frage stehen, in welchem Notizbuch und mit welchen Schlagworten Sie eine neue Information ablegen sollen. Das ist besonders dann der Fall, wenn Ihre Organisationsstruktur erst im Entstehen ist und wenn Sie noch experimentieren, was Sie überhaupt in Evernote ablegen wollen. Dafür gibt es drei Ursachen:

• Sie haben noch nicht ausreichend Routine im passgenauen Ablegen von Informationen.
• Da sich die Organisationsstruktur noch häufig ändert, haben Sie noch kein festes Bild von den vorhandenen Strukturen und der dahinter liegenden Logik (siehe gedankliche Inhaltsbeschreibung) im Kopf, auf das Sie zugreifen können.
• Es kommen immer wieder Informationen hinzu, für die noch keine Organisationsstruktur – also kein passendes Notizbuch und Schlagwort – existiert.

Aus eigener Erfahrung rate ich, in diesen Situationen nicht spontan neue Notizbücher und Schlagworte anzulegen. Damit würden Sie nur eine sehr umfangreiche und wahrscheinlich komplexe Struktur schaffen, die Sie später teilweise gar nicht nutzen. Im Extremfall entstehen Dopplungen. Sie vergeben dann inhaltlich fast gleiche Schlagworte mit verschiedenen Bezeichnungen. Das Ergebnis sind Notizbücher und Schlagworte, die nur ganz wenige Notizen beherbergen. Diese müssen Sie später in einer Aufräumaktion wieder entfernen.

Meist ist es gar nicht nötig, jede Information sofort fest in einer Organisationsstruktur abzulegen. Vergessen Sie nicht: Evernote vergisst nichts. Bei Bedarf finden Sie über die Suche alles wieder.

Viel nützlicher ist daher ein „Zwischenlager“ für nicht zugeordnete Inhalte. Dort legen Sie alles ab, was Sie im Augenblick in der vorhandenen Struktur nicht richtig einordnen können. In passenden Abständen sichten Sie Ihr Zwischenlager. Meist sind dann Muster und Zusammenhänge leichter zu erkennen:

• Es haben sich mehrere ähnliche Notizen angesammelt. Ein eigenes Notizbuch oder Schlagwort dafür ist nun sinnvoll.
• Manche Informationen passen nun doch in ein vorhandenes Notizbuch oder Schlagwort, weil Sie inzwischen die gedankliche Inhaltsbeschreibung erweitert haben.
• Sie haben aus anderen Gründen Strukturen geschaffen, in die diese Notizen nun hineinpassen.

Auf diese Weise können Sie Ihr Zwischenlager immer wieder leeren. Es kann aber auch passieren, dass sich etwas „Bodensatz“ ansammelt. Manche Notizen wollen auch nach längerer Zeit nirgends so richtig dazugehören.

So lange das nur einige wenige sind, können diese gern weiterhin im Zwischenlager verbleiben („Die Suche findet alles“). Wenn es aber mehr werden, bietet sich ein Notizbuch oder Schlagwort „Vermischtes“ an.

So können Sie ein Zwischenlager in Evernote anlegen:

• Notizbuch „Nicht zugeordnet“ oder
• Notizen verbleiben im Posteingangsnotizbuch und erhalten ein Schlagwort „Nicht zugeordnet“ (selbstverständlich nicht, wenn Sie nach dem Inbox-Zero-Prinzip arbeiten)

Dieser Beitrag ist ein Auszug aus Das Evernote-Durchstarter-System:

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P.S. Mehr zu möglichen Problemen bei der Anwendung von Evernote lesen Sie in diesem Artikel / Podcast
#105 Die 3 häufigsten Probleme bei der Nutzung von Evernote und was Du dagegen tun kannst