Büroorganisation: Schritt für Schritt zum effizienten Workflow

Ganz ohne Büroarbeit kommt kein Unternehmen aus. Im Office müssen Rechnungen bearbeitet, Angebote erstellt und Projekte überwacht werden. Um nur wenige Aufgaben zu nennen. Dabei fällt es vielen Betrieben schwer, Ordnung in die Papierflut zu bringen und einen effizienten Workflow zu gewährleisten. Mit den hier arrangierten Tipps wird die Büroorganisation optimiert.

Ausmisten

Müssen Unterlagen im Büro erst gesucht werden, bevor der Arbeitnehmer mit seiner eigentlichen Arbeit beginnen kann, kostet das den Betrieb langfristig eine Menge Geld. Das Fraunhofer-Institut hat in einer Studie nachgewiesen, dass ein gut organisiertes Verwaltungssystem die Produktivität des gesamten Unternehmens um rund ein Viertel steigern kann. Der unternehmerische Erfolg sei demnach wesentlich enger mit ordentlichen Arbeitsplätzen verbunden, als viele annehmen.

Daher sollte der erste Schritt im Rahmen der Bürooptimierung darin bestehen, ein sinnvolles System zu etablieren. Dies gelingt am ehesten, wenn das gesamte Büro einmal vollständig entrümpelt wird. Denn eine neue Ordnung kann erst entstehen, wenn alles Unnötige konsequent entfernt wird.

Alle Akten und Dokumente, die außerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen liegen, können in der Regel entsorgt werden. Doch hier hört das Ausmisten längst nicht auf. Auch Büromaterialien, Gerätschaften und sonstiges Zubehör, das nicht mehr benötigt wird, gilt es auszusortieren. Gleiches gilt für Digitales wie E-Mails, abgespeicherte Dokumente und Entwürfe. Alles ist kritisch zu durchforsten. Durchschnittlich könnten sich Büros von einem Drittel sämtlicher Unterlagen verabschieden.

Aufräumen

Sobald die Entrümpelung erfolgreich abgeschlossen ist, kann ein neues Büromanagementsystem eingeführt werden. Im zweiten Schritt geht es darum, das Büro zu strukturieren. Vom Aktenschrank über jedes Ablagefach bis hin zur EDV wird jeder noch so kleine Bereich akribisch geordnet. Mit Ordnungshelfern wie Trennstreifen, Stehsammlern, Ordnern oder Hängeregistern wird das Büro auf Vordermann gebracht.

War die Aufräumaktion erfolgreich, weiß jeder Mitarbeiter, wo er was findet. Realisieren lässt sich das zum Beispiel mit Ordnern, die sich dank abweichender Farben thematisch zuordnen lassen. Grün könnte für abgeschlossene Projekte, Gelb für Lohnabrechnungen und Rot für Rechnungen stehen.

Unverzichtbar für effizientes Arbeiten sind außerdem aufgeräumte Schreibtische. Unnötiger Kleinkram ist zu verbannen. Je weniger auf den Tischen zu finden ist, desto weniger Ablenkungen sind möglich. Konzentriertes Arbeiten fällt leichter. Gleichermaßen muss das E-Mail-Postfach behandelt werden. Im Idealfall wird es täglich vor dem Feierabend aufgeräumt.

Digitalisieren

Chaos im Büro entsteht unter anderem deshalb, weil viele Unterlagen in Papierform archiviert werden. Dabei ist es heute längst nicht mehr nötig, alles auszudrucken. Vieles, von Gehaltsabrechnungen über Geschäftsbriefe bis hin zu Angeboten, kann digital abgelegt werden. Die Digitalisierung des Büros vereint viele Vorteile:

• Sparpotenzial: Wer weniger druckt, spart Druckkosten.
• Platz: Jedes nicht gedruckte Dokument spart wertvollen Platz.
• Sicherheit: Werden digital gespeicherte Unterlagen zusätzlich in einer Cloud archiviert und nicht nur auf den betriebsinternen Servern, ist die Archivierung sehr sicher. Auch bei einem Brand oder Wasserschaden bleibt das Archiv erhalten.
• Zugriff: Wurde das digitale Betriebssystem clever eingerichtet, kann jeder Mitarbeiter jederzeit auf die elektronisch gespeicherten Daten zugreifen und muss nicht durch das Bürogebäude gehen, um ein benötigtes Dokument zu beschaffen.
• Zeit: Digitalisierung spart Zeit.

Unternehmenssoftware einführen

Egal ob Auftragsbearbeitung, Gehaltsabrechnungen, Buchhaltung oder Warenwirtschaft: Es gibt viele Erledigungen im Büro, die sich mit hochwertiger Software vereinfachen und optimieren lassen. Das Angebot ist mittlerweile groß und hält für jeden Bedarf passende Produkte bereit.

Als Beispiel dient an dieser Stelle die Unternehmenssoftware Lexware financial office, die auf der Internetpräsenz des deutschen Entwicklers näher beschrieben wird. Das Produkt stellt alle Dokumente und Belege zur Auftragsbearbeitung bereit, erleichtert die Warenwirtschaft und erlaubt die korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung. Passende Schnittstellen sorgen für den beschleunigten Datenaustausch mit Finanzamt und weiteren Behörden. Zudem gewährleisten viele Softwarelösungen den parallelen Zugriff durch mehrere Mitarbeiter, sodass die Belegschaft ohne Störungen und Wartezeiten Dokumente bearbeiten kann.

Ein elementarer Faktor bei der Auswahl einer solchen Software ist ein durchdachtes Dokumentenmanagement. Damit die Einführung eines derartigen Systems reibungslos funktioniert, sollten zuvor einige Punkte beachtet werden. Die IHK Rhein-Neckar stellt online einen Kurzratgeber bereit, der bei der Realisierung des Vorhabens behilflich sein kann.

Arbeitstag strukturieren

Um die Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters effizienter zu gestalten, muss das gesamte Team in die Umstrukturierung der Büroorganisation einbezogen werden. Jeder Einzelne kann merkbar zur Effizienzsteigerung beitragen, indem er seinen individuellen Arbeitstag erfolgreicher macht.

Das wiederum wirkt sich positiv auf die Motivation und Leistungsbereitschaft aus. Es gibt viele kleine Veränderungen innerhalb eines Arbeitstages, die Zeit sparen und effektives Arbeiten fördern. Hier einige Tipps für mehr Struktur bei der Büroarbeit:

 „Sortiere Deine Aufgaben nach Ähnlichkeit! Wenn Du zum Beispiel drei verschiedene Telefonate führen musst, erledige das hintereinander weg und nicht über den Tag verteilt! Das ist deutlich produktiver und zeiteinsparender“

fügt der Händler für ergonomische Büroausstattung Ergotopia in einem Ratgeber über Büroorganisation passend hinzu. Im Beitrag finden Sie zwölf weitere hilfreiche Tipps für maximale Effizienz.

-----------------------------

Fotos: Pexels (Schreibtisch) / 422737 (Ordner) / qimono (Uhr) - https://pixabay.com/

-----------------------------

Unsere Buchtipps zum Thema Büroorganisation

Alles im Griff - Das 1x1 der Büroorganisation von von Wera Nägler

Für immer aufgeräumt – auch digital: So meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos von Jürgen Kurz