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Druckmanagement im Unternehmen – Kosten senken, Image verbessern

Druckmanagement in Unternehmen - Kosten senken und Image verbessern

34 Milliarden Euro – so viel geben deutsche Unternehmen pro Jahr für das Drucken von Dokumenten aus. Das entspricht bis zu 6 Prozent des Umsatzes. Die Optimierung des Druckermanagements und der internen Organisation verspricht, die laufenden Kosten effektiv zu senken und dabei gleichzeitig das Firmenimage zu verbessern.

Gerade zu Zeiten der voranschreitenden Digitalisierung erscheinen hohe Ausgaben für Druckerzeugnisse unnötig, ersetzen doch Mails, digitale Rechnungen oder Werbung über Social-Media-Plattformen bereits einen großen Teil des Papierverkehrs. Und doch: Zu hohe Druckkosten in Unternehmen sind keine Ausnahme, sondern die Regel. Wo also entstehen sie und wie lassen sie sich vermeiden?

Mit der richtige Druckerausstattung langfristig Geld sparen

Die langfristige Kostenersparnis beginnt bereits vor dem ersten Druck, denn das richtige Druckermodell und das passende Druckerzubehör sind die Grundlage für günstiges Drucken. Dabei sollte die Wahl der Ausstattung jedoch nicht nur vom Kaufpreis abhängig gemacht werden: Wer die Druckkosten nachhaltig geringhalten möchte, sollte bei der Kaufentscheidung folgende Punkte bedenken:

  • Stromverbrauch: Ist ein Energiesparmodus vorhanden?
  • Kosten für Zubehör, zum Beispiel Tintenpatronen oder Toner
  • Tinten- beziehungsweise Tonerverbrauch

Abhängig sind diese Kostenfaktoren auch von der Art des Druckers: Ein Laserdrucker ist zwar teurer in der Anschaffung, bei größeren Druckmengen jedoch kosteneffizienter. Ein Tintenstrahldrucker hingegen besticht durch sehr gute Druckergebnisse auch im Fotodruck, ist jedoch langsamer und oft von begrenzter Lebensdauer. Ob ein Laserdrucker oder ein Tintenstrahldrucker die richtige Wahl ist, hängt also von den Ansprüchen des jeweiligen Unternehmens ab.

Zusätzlich Geld sparen lässt sich durch XL-Versionen von Tonern oder Tintenpatronen. Diese sind im Vergleich zu kleineren Varianten nicht nur günstiger, sondern haben durch ihre höhere Reichweite auch den Vorteil, dass sie seltener bestellt und gewechselt werden müssen – und somit auch wertvolle Zeit sparen. Noch weiter senken lassen sich die laufenden Kosten durch Value Packs und Rabatte bei der Abnahme größerer Mengen.

Drucker richtig einsetzen und ersetzen

Gerade für größere Unternehmen ist es oft notwendig, mehrere Drucker in Gebrauch zu haben. Dabei kann es sinnvoll sein, unterschiedliche Drucker für verschiedene Verwendungszwecke zu verwenden. So ist es empfehlenswert, gerade große Druckaufträge über einen Laserdrucker auszuführen, und den Tintenstrahldrucker, sofern vorhanden, für hochwertigere Farbdrucke zu reservieren. Das ist nicht nur kosteneffizienter, sondern wirkt auch einem Dauerbetrieb der einzelnen Geräte entgegen. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn sich die Drucker in direkter Nähe zu Mitarbeitern befinden und diese durch mögliche Schadstoffe, Lärm und die Erwärmung der Umgebung belasten. Auch deshalb ist es wichtig, dass Drucker regelmäßig gewartet werden, denn nur so bleibt gesichert, dass sie kosteneffizient und gesundheitlich unbedenklich arbeiten.

Generell sollten gut ausgelastete Drucker nach einer Nutzungsdauer von vier bis sechs Jahren ersetzt werden. Sollte ein Gerät nach einigen Jahren Gebrauch nicht mehr den Ansprüchen des Unternehmens gerecht werden, muss es jedoch nicht gleich auf dem Müll landen. Ökonomisch und ökologisch nachhaltiger ist es, wenn es als Refurbished IT etwa an anderer Stelle im Unternehmen weiterverwendet oder an eine andere Firma verkauft wird – denn die Performance-Werte sind oft nur in einem geringen Maße schlechter als die von Neugeräten.

Druckkosten verstehen

Um Druckkosten zu senken muss man sie verstehen

Um Druckkosten im Unternehmen effektiv senken zu können, muss zunächst nachvollzogen werden, wie genau sie entstehen. Folgende Fragen helfen dabei, mehr Transparenz in die Druckorganisation zu bringen:

  • Was wird gedruckt? (zum Beispiel Mails, Textdokumente, Bilder)
  • Zu welchem Zweck wird es gedruckt? (zum Beispiel Meeting, Buchhaltung, privat)
  • In welcher Qualität wird gedruckt? (zum Beispiel Papierart, Farbdruck, Größe)

Da sich hier technische Aspekte mit Fragen der Betriebsabläufe überschneiden, verlangt ein optimiertes Druckermanagement das Verständnis und Zusammenspiel beider Bereiche. Es ist deswegen zentral, nicht nur die Druckausstattung, sondern auch die internen Abläufe entsprechend anzupassen.

Interne Abläufe optimieren

Ausdrucken, kopieren, scannen – Drucker bilden längst einen wesentlichen Bestandteil des Büroalltags und sind dabei oftmals unterschätzte Zahnräder bei der Durchführung und der Geschwindigkeit der Arbeitsprozesse. Da jeder Druck nicht nur Geld, sondern auch Zeit kostet – oder sogar ganze Abläufe blockiert, wenn die Technik aussetzt – sollte das Ausdrucken und Kopieren von Dokumenten reduziert werden, so gut es geht. So sind Handouts in vielfacher Ausführung meist unnötig oder aber das Ausdrucken bloß eines Teilbereichs einer Textdatei ausreichend.

Wenn auf den Druck nicht verzichtet werden kann, lassen sich trotzdem ganz einfach Tinte beziehungsweise Toner und Papier sparen. Zumindest für interne Zwecke kann man durch folgende Druckeinstellungen die Druckkosten senken:

  • schwarz/weiß drucken
  • im Sparmodus drucken
  • doppelseitig drucken

Und auch mit diesem einfachen Trick kann man zusätzlich Geld sparen: Durch die Wahl der Schriftart kann bis zu 31 Prozent der Druckkosten gespart werden. Denn Garamond und Century Gothic verbrauchen weniger Tinte für den gleichen Text als Times New Roman – und können so auch bei Drucken für den externen Gebrauch die Kosten senken.

Interne Abläufe optimieren um Druckkosten zu senken

Mit Druckerzeugnissen die Corporate Identity stärken

Während interne Abläufe oft ohne Papier oder zumindest mit weniger hochpreisigen Druckerzeugnissen auskommen, ist gerade in der Kommunikation mit anderen Unternehmen die Papierform ein Aushängeschild. Ob Verträge, wichtige Schreiben, die handschriftlich unterschrieben werden müssen, oder persönliche Grüße zu besonderen Anlässen – gerade zu Zeiten der Digitalisierung sind Drucksachen ein wichtiger und unterschätzter Faktor des Unternehmensimages. Während in allen anderen Bereichen das Einsparen von Druckkosten sinnvoll ist, steht hier das Gedruckte als solches im Vordergrund. Deswegen lohnt es sich, in diesen Einzelfällen in Papierqualität, Druckqualität und Design zu investieren – und so die Corporate Identity greifbar zu machen.

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Oft vernachlässigt: Imagepflege mit Drucksachen

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Bildquellen

Bild 1: ©istock.com/AfricaImages

Bild 2: ©istock.com/fstop123

Bild 3: ©istock.com/AndreyPopov

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